Cách ra quyết định khi áp lực: 5 bước, 10 phút

Tin nhắn dồn dập, hạn chót ngay chiều nay, và có người đang chờ câu trả lời của bạn. Đầu óc thì như có hai mươi tab mở cùng lúc, và bạn dễ chọn đại cho xong hoặc né luôn.

Bài này nói về cách ra quyết định khi áp lực: khung 5 bước trong 10 phút, bảng phân loại quyết định dễ đổi và khó đổi, cách hạ nhiệt trước khi chọn, nhật ký quyết định ba dòng và lúc nào nên nhờ người khác.

Ra quyết định khi áp lực khác gì ngày thường?

Theo Wikipedia, ra quyết định là quá trình nhận thức dẫn đến việc chọn một niềm tin hoặc một hướng hành động trong số các phương án. Trang này cũng ghi rằng các thiên kiến xuất hiện nhiều hơn khi việc quyết định chịu áp lực thời gian, diễn ra dưới căng thẳng cao hoặc rất phức tạp.

Từ đó mình rút ra một điều đơn giản: lúc áp lực cao là lúc bạn nên tin vào một quy trình ngắn hơn là tin vào cảm giác nhất thời. Đó là cách nghĩ của mình, không phải kết luận y học.

Trực giác có dùng được không?

Có, nhưng tuỳ việc. Wikipedia nói người có chuyên môn đôi khi quyết định theo những gì họ từng gặp mà không cân nhắc từng phương án, nhất là khi gấp hoặc nhiều ẩn số. Nếu bạn đã làm loại việc này nhiều lần, trực giác là một nguồn tham khảo tốt. Còn với việc lạ, khung 5 bước dưới đây an toàn hơn.

Cách ra quyết định khi áp lực: khung 5 bước trong 10 phút

Khung này là gợi ý của mình, bạn cần một tờ giấy và đồng hồ. Thời gian trong bảng là ước lượng để bạn biết nên dừng ở đâu.

Bước 1: Chốt hạn chót thật

Hãy hỏi: nếu không trả lời ngay, điều gì thật sự xảy ra, và vào lúc nào? Nhiều "gấp" chỉ là cảm giác, còn hạn thật thường rộng hơn bạn tưởng. Khi biết hạn thật, bạn biết mình có 10 phút hay có đến sáng mai.

Bước 2: Tách điều đã biết khỏi điều chưa biết

Kẻ hai cột trên giấy. Cột trái ghi những gì bạn biết chắc, cột phải ghi những gì chưa rõ. Nếu thiếu thông tin quan trọng và có thể hỏi nhanh bằng một tin nhắn, hãy hỏi trước khi chọn. Bài tư duy phản biện là gì giúp bạn phân biệt dữ kiện với phỏng đoán.

Bước 3: Chọn hai đến ba phương án

Đừng cố tìm phương án hoàn hảo. Wikipedia mô tả cách "đủ tốt" (satisficing) là xét các phương án cho đến khi gặp phương án chấp nhận được đầu tiên. Khi áp lực cao, mình hay dùng phiên bản của riêng mình: viết ra hai đến ba phương án, kể cả "hoãn hoặc nói không", rồi so nhanh.

Bước 4: Hỏi xem quyết định đổi lại được không

Câu hỏi này quyết định bạn nên nhanh hay chậm, và mục sau có bảng phân loại. Nếu quay lại dễ, bạn chọn nhanh được. Nếu quay lại tốn kém, bạn nên dành thêm thời gian.

Bước 5: Chốt, ghi lý do và hẹn ngày xem lại

Viết một câu: "Mình chọn X vì Y, sẽ xem lại vào ngày Z." Việc ghi ra giúp bạn khỏi băn khoăn lại ngay sau khi chọn. Ngày xem lại là phần dễ bị quên nhất, mà cũng là phần có ích nhất.

Quyết định dễ đổi hay khó đổi?

Mình thường chia quyết định làm hai loại để biết nên tốn bao nhiêu công sức. Bảng dưới là ví dụ giả định, bạn thay bằng việc của mình.

Phần lớn quyết định hằng ngày thuộc loại thứ nhất. Do đó, đừng dùng cùng một mức sức lực cho việc chọn quán ăn và cho việc ký hợp đồng.

Hạ nhiệt trước khi chọn

Có những lúc đầu óc quá nóng để chạy khung 5 bước. Lúc đó bước đầu tiên là hạ nhiệt, rồi mới quyết định.

• Dừng 5 phút. Đứng dậy, uống nước, đi lại vài vòng. Đây là gợi ý của mình để cắt dòng suy nghĩ đang xoay.
• Đưa việc ra khỏi đầu. Viết hết những gì đang lo lên giấy. Bài cách ngừng nghĩ về công việc sau giờ làm có nghi thức đóng ngày nếu việc dở cứ quay lại buổi tối.
• Bớt việc phải quyết trong ngày. Wikipedia mô tả "mệt mỏi vì quyết định" là khi phải ra quá nhiều quyết định thì khả năng quyết định suy giảm, có thể dẫn đến quyết định bốc đồng hoặc né tránh. Vì vậy hãy gom việc nhỏ lại và chọn sẵn, ví dụ bữa trưa hay giờ họp cố định.

Nhật ký quyết định ba dòng

Sau khi chốt, hãy ghi ba dòng: bạn chọn gì, vì sao, và điều gì khiến bạn đổi ý. Wikipedia ghi rằng nhiều mô hình quyết định theo bước, như GOFER, DECIDE và bảy bước của Pam Brown, đều có bước nhìn lại hoặc đánh giá sau khi quyết.

Ba dòng này mất chưa đến một phút, nhưng sau vài tuần bạn có một bản ghi thật về cách mình quyết định. Từ đó bạn thấy mình hay chọn sai khi đói, khi gấp hay khi bị nhiều người hối thúc. Nếu muốn ghi đều hơn, bài cách viết nhật ký mỗi ngày có sẵn cách làm.

Chọn mảng cần làm trước

Chưa rõ Tâm trí có phải mảng thấp nhất của bạn không? Bạn có thể thử Chấm nhanh 5 chỉ số: 10 câu, khoảng 2 phút, không cần email hay tài khoản. Hai câu về Tâm trí có câu "Khi áp lực tăng, tôi vẫn giữ được đầu óc bình tĩnh để nghĩ và quyết."

Kết quả là điểm tham khảo cho cảm nhận hôm nay, không phải chẩn đoán. Nếu việc dồn quá nhiều, bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày và bài ma trận Eisenhower giúp bạn bớt phải quyết định giữa nhiều việc cùng lúc.

Khi nào nên nhờ người khác hoặc đi khám?

Khung 5 bước dùng tốt cho quyết định công việc và cuộc sống thường ngày. Tuy nhiên, có những quyết định không nên một mình chốt trong 10 phút.

Luyện ra quyết định trong ZH

ZH có phần "Hôm nay của tôi", miễn phí: 3 việc quan trọng, 1 chỉ số tự chấm từ 1 đến 5, 1 dòng nhật ký và bảy chấm của tuần. Bạn có thể đặt một trong ba việc là "chốt quyết định X trước 15 giờ", và dùng dòng nhật ký để ghi lý do. Dữ liệu lưu trên máy bạn, không đồng bộ đám mây.

Chưa muốn dùng gì thì một tờ giấy ghi ba dòng là đủ. Bạn cũng có thể chạy lại Chấm nhanh sau vài tuần để xem cảm nhận về mảng Tâm trí có đổi không.

Câu hỏi thường gặp

Cách ra quyết định khi áp lực nên bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu từ bước 1: chốt hạn chót thật. Nhiều lúc hạn thật rộng hơn cảm giác gấp, và chỉ riêng việc biết điều đó đã giảm áp lực đáng kể.

Có nên quyết ngay khi đang rất căng thẳng không?

Nếu quyết định đổi lại được dễ, bạn có thể quyết nhanh bằng khung 5 bước. Còn nếu khó đổi, hãy xin thêm thời gian và hạ nhiệt trước. Đó là cách nghĩ của mình, không phải quy tắc cứng.

Làm sao tránh chọn bốc đồng?

Hãy viết ra hai đến ba phương án và ghi lý do trước khi chốt. Wikipedia ghi rằng khi phải quyết quá nhiều việc, quyết định dễ trở nên bốc đồng, nên bạn cũng nên giảm số việc phải chọn trong ngày.

Quyết định xong rồi hối hận thì sao?

Hãy xem lại đúng ngày đã hẹn, so với ba dòng ghi lúc đó. Mục đích là học cách mình quyết định, không phải tự trách. Bài tư duy phản biện là gì có thêm cách đặt câu hỏi cho lần sau.

Khi nào cần hỏi chuyên gia hoặc đi khám?

Với quyết định về tiền, hợp đồng hoặc sức khoẻ, hãy hỏi người có chuyên môn trước. Nếu căng thẳng kéo dài và ảnh hưởng đến giấc ngủ hoặc công việc, bạn nên đi khám. Bài này không thay thế bác sĩ.