Ma trận Eisenhower là gì? Cách chia việc

Bạn có một danh sách việc dài, và việc nào trông cũng gấp. Kết quả là cả ngày chạy theo tin nhắn, cuộc gọi, hạn nộp, còn việc thật sự quan trọng cứ bị đẩy sang ngày mai.

Ma trận Eisenhower là gì, và dùng nó thế nào để chọn việc? Bài này giải thích bốn ô của bảng, đưa ví dụ cho một ngày làm việc thường, rồi chỉ cách áp dụng trong 10 phút.

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là một cách xếp việc dựa trên hai tiêu chí: mức quan trọng và mức khẩn cấp. Tên gọi lấy từ Dwight D. Eisenhower, tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông được cho là đã nói rằng việc khẩn cấp thường không quan trọng, còn việc quan trọng thường không khẩn cấp. Theo Wikipedia, chính ông cũng cho biết ý này không phải của mình mà ông nghe từ một cựu hiệu trưởng đại học, xem phần Eisenhower method.

Bảng 4 ô sau này được nhiều người biết đến nhờ cuốn The 7 Habits of Highly Effective People của Stephen Covey, nơi tác giả gọi nó là ma trận quản lý thời gian. Dù tên gọi khác nhau, ý chính vẫn giữ nguyên: đừng để mức khẩn cấp quyết định thứ tự việc của bạn. Khi việc nào cũng gấp, bài cách ra quyết định khi áp lực có khung 5 bước trong 10 phút.

Hai tiêu chí khác nhau ở chỗ:

• Quan trọng là việc đưa bạn đến mục tiêu hoặc giá trị bạn coi trọng.
• Khẩn cấp là việc đòi bạn phản ứng ngay, thường vì có hạn chót hoặc có người đang chờ.

Một việc có thể khẩn cấp mà không quan trọng, ví dụ một tin nhắn cần trả lời ngay nhưng chẳng liên quan đến mục tiêu nào của bạn. Ngược lại, tập thể dục hay học một kỹ năng mới rất quan trọng nhưng hiếm khi có ai hối thúc.

Bốn ô của ma trận Eisenhower

Cụ thể từng ô như sau:

1. Ô 1, quan trọng và khẩn cấp: làm ngay. Ví dụ: nộp hồ sơ sát hạn, xử lý sự cố đang xảy ra. Ô này không tránh hết được, nhưng nếu nó quá đầy, đó là dấu hiệu bạn đang chữa cháy nhiều hơn là chủ động.
2. Ô 2, quan trọng nhưng chưa khẩn cấp: lên lịch. Ví dụ: học kỹ năng mới, tập thể dục, chuẩn bị quỹ dự phòng, gặp người thân. Đây là ô nên dành nhiều sức nhất, vì việc ở đây không ai hối nên rất dễ bị đẩy lùi.
3. Ô 3, khẩn cấp nhưng không quan trọng: giao người khác hoặc rút gọn. Ví dụ: nhiều cuộc họp không liên quan, tin nhắn đòi trả lời ngay. Nếu không giao được, hãy làm nhanh nhất có thể và gom lại một khung giờ.
4. Ô 4, không quan trọng và không khẩn cấp: bỏ bớt. Ví dụ: lướt mạng không mục đích, những việc làm cho có. Bạn không cần bỏ hết, nhưng hãy giới hạn thời gian.

Ví dụ xếp việc cho một ngày làm việc

Giả sử bạn có 8 việc sau. Đây chỉ là ví dụ để bạn hình dung cách xếp, không phải mẫu cố định:

Nhìn vào bảng này, bạn thấy ngay hai việc ở ô 2 là thứ dễ bị bỏ quên nhất. Vì vậy, bước tiếp theo là gán cho chúng một giờ cụ thể trong lịch, ví dụ đi bộ lúc 18 giờ và viết đề cương vào sáng thứ Bảy.

Cách dùng ma trận Eisenhower trong 10 phút

1. Viết hết việc ra giấy. Mọi việc đang nằm trong đầu, kể cả việc nhỏ.
2. Với mỗi việc, hỏi hai câu. "Việc này có đưa mình đến mục tiêu không?" và "Có ai hoặc hạn chót nào đòi ngay hôm nay không?"
3. Đặt việc vào ô tương ứng. Nếu phân vân giữa hai ô, hãy chọn ô quan trọng hơn.
4. Làm ô 1 trước, rồi gán giờ cho ô 2. Đừng để ô 2 chỉ nằm trên danh sách.
5. Giao hoặc rút gọn ô 3, và gạch bớt ô 4. Gạch bớt được việc nào là bạn có thêm thời gian cho ô 2.

Sau đó, bạn nên chọn ra tối đa 3 việc cho ngày hôm nay. Cách chọn nằm ở bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày, vốn là bước tiếp nối tự nhiên của ma trận này. Trong ba việc đó, việc khó nhất nên làm trước, theo cách eat the frog.

Ma trận Eisenhower kết hợp với các phương pháp khác

Ma trận chỉ cho bạn biết nên làm việc gì trước. Để làm việc đó cho tốt, bạn cần thêm vài công cụ:

• Lập kế hoạch tuần. Đặt ô 2 vào lịch từ đầu tuần, như trong bài lập kế hoạch tuần.
• Pomodoro hoặc làm việc sâu. Khi đã chọn xong, dùng Pomodoro hoặc làm việc sâu để tập trung vào ô 1 và ô 2, bớt bị ô 3 ngắt quãng.
• Mục tiêu rõ ràng. Để biết việc nào "quan trọng", bạn cần có mục tiêu, ví dụ theo cách OKR cá nhân. Cả ba nằm trong cách quản lý thời gian từ đầu đến cuối.

Năm lỗi hay gặp khi dùng ma trận Eisenhower

1. Coi mọi việc là quan trọng. Nếu ô quan trọng chiếm gần hết bảng, hãy quay lại hỏi mục tiêu của mình là gì.
2. Nhầm "khẩn cấp" với "quan trọng". Tin nhắn nhảy lên màn hình không có nghĩa là việc đó đáng làm ngay.
3. Xếp xong rồi để đó. Bảng chỉ có ích khi bạn gán giờ cho các việc ở ô 2.
4. Giao việc mà không nói rõ yêu cầu. Ô 3 chỉ giảm tải khi người nhận hiểu họ cần làm gì.
5. Xếp lại bảng quá thường xuyên. Mỗi sáng hoặc mỗi tuần một lần là đủ, đừng biến việc xếp bảng thành một việc tốn thời gian.

Câu hỏi thường gặp

Ma trận Eisenhower khác "3 việc quan trọng nhất mỗi ngày" thế nào?

Ma trận giúp bạn phân loại cả danh sách việc theo hai tiêu chí, còn 3 việc quan trọng nhất giúp bạn chốt số việc cần làm trong một ngày. Dùng ma trận để sàng việc, rồi chọn 3 việc từ ô 1 và ô 2 là một cách kết hợp gọn.

Nếu không có ai để giao việc thì ô 3 xử lý sao?

Bạn có thể rút gọn: làm nhanh nhất có thể, gom các việc nhỏ vào một khung giờ cố định, hoặc đặt giới hạn thời gian. Khi một việc ở ô 3 lặp lại nhiều lần, hãy xem có cách nào để nó không phát sinh nữa.

Bao lâu nên xếp lại bảng một lần?

Mỗi sáng 5 phút cho việc trong ngày, và một lần mỗi tuần cho cả tuần là đủ. Nếu bạn thấy mình xếp bảng nhiều hơn làm việc, hãy giảm nhịp.

Việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp có phải lúc nào cũng làm trước không?

Thường là vậy, nhưng đừng để ô 1 chiếm hết thời gian. Nếu ô 1 luôn đầy, thử tìm xem việc nào trong đó từng nằm ở ô 2 và bị bỏ quên cho đến khi gấp. Đó là chỗ nên lên lịch sớm hơn.