3 việc quan trọng nhất mỗi ngày: cách chọn

Có ngày bạn bận từ sáng đến tối, trả lời đủ tin nhắn, họp đủ cuộc họp, nhưng đến khi tắt máy thì việc quan trọng nhất vẫn chưa động tới. Nguyên nhân thường là danh sách việc quá dài và việc nào trông cũng gấp.

Bài này hướng dẫn cách chọn 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày bằng một quy trình 5 phút, kèm ma trận Eisenhower để phân biệt việc khẩn và việc quan trọng.

Vì sao nên chọn 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày?

Con số 3 là một gợi ý thực tế, không phải quy luật khoa học. Lý do để chọn 3:

• Đủ ít để làm thật. Ba việc vừa với một ngày có họp, có tin nhắn và có việc phát sinh.
• Đủ nhiều để thấy tiến triển. Xong ba việc, bạn có cảm giác ngày hôm nay có kết quả.
• Buộc bạn phải chọn. Khi chỉ có ba chỗ, bạn phải hỏi việc nào thật sự đáng đứng vào. Nếu muốn nhìn cả quy trình xếp việc trong ngày, xem cách quản lý thời gian.

Trong ZH, phần "Hôm nay của tôi" cũng xoay quanh nhịp này: 3 việc quan trọng, 1 chỉ số tự chấm, 1 dòng ghi lại, và bảy chấm của tuần để giữ nhịp.

Ma trận Eisenhower: khẩn và quan trọng không giống nhau

Tên ma trận gắn với Dwight D. Eisenhower, cựu Tổng thống Mỹ, người được cho là hay phân loại việc theo mức khẩn và mức quan trọng (tham khảo thêm). Ý tưởng là chia việc thành bốn ô (bài ma trận Eisenhower là gì giải thích kỹ hơn):

Hai ô đáng chú ý nhất là ô 1 và ô 2:

• Ô 1 (khẩn và quan trọng) như deadline sát ngày hay một khách đang cần gấp. Bạn làm ngay.
• Ô 2 (quan trọng nhưng chưa khẩn) như lập kế hoạch, học một kỹ năng, ghi chép thu chi, đi ngủ đúng giờ. Không ai thúc bạn, nên việc ở ô này rất dễ bị đẩy đi mãi.

Một cách dùng hữu ích: mỗi ngày cố gắng có ít nhất một việc từ ô 2 trong 3 việc của bạn. Nếu cả ba việc đều là ô 1, ngày của bạn đang chạy theo việc gấp.

Cách chọn 3 việc trong 5 bước

1. Đổ hết ra giấy. Viết mọi việc đang nghĩ tới, không sắp xếp. Mất khoảng 2 phút.
2. Gạch việc không cần hoặc không phải của bạn. Có việc có thể nhờ người khác, có việc không còn cần làm.
3. Với mỗi việc còn lại, hỏi: "Nếu hôm nay chỉ làm được một việc, việc nào khiến tuần này nhẹ hơn hoặc mục tiêu 90 ngày của mình gần hơn?"
4. Chọn 3 việc: một việc lớn nhất làm trước trong khung giờ tỉnh táo, hai việc còn lại vừa hoặc nhỏ.
5. Viết lại từng việc thành một hành động xong được trong ngày. Bắt đầu bằng động từ.

Bước 3 là chỗ nhiều người chọn lệch. Ở bước này, bạn nên nhìn về OKR cá nhân của mình: kết quả nào cần được đẩy trong tuần này thì việc hôm nay nên phục vụ nó.

Viết việc cho rõ: ví dụ trước và sau

Một việc viết mơ hồ rất khó bắt đầu. So sánh hai cách viết sau (ví dụ minh hoạ):

Khi viết rõ như vậy, bạn biết thế nào là "xong", và việc bắt đầu cũng nhẹ hơn.

Việc vặt xử lý thế nào?

Tin nhắn, email, việc hành chính nhỏ không nằm trong 3 việc, nhưng chúng sẽ chen vào. Cách xử lý nhẹ nhất là gom chúng vào một khung giờ riêng, khoảng 20 đến 30 phút, ví dụ cuối buổi sáng. Như vậy việc vặt không cắt ngang việc quan trọng.

Với việc lớn nhất, hãy dùng Pomodoro để chia thành các phiên 25 phút, hoặc dành một khung làm việc sâu nếu việc cần mạch suy nghĩ liền.

Cuối ngày: nhìn lại 2 phút

Mỗi tối, mở danh sách 3 việc và làm ba bước:

1. Đánh dấu việc đã xong.
2. Với việc chưa xong, quyết định: bỏ, dời có chủ đích, hay chia nhỏ hơn. Đừng chép sang ngày mai một cách tự động.
3. Ghi một dòng: "Hôm nay mình làm tốt hơn hôm qua ở: ...". Đây là cách làm của Kaizen.

Nếu muốn có một con số để theo dõi, bạn có thể dùng KPI đơn giản như số ngày trong tuần bạn xong ít nhất 2 trên 3 việc.

Năm lỗi hay gặp

1. Chọn quá nhiều việc "quan trọng". Nếu danh sách có 7 việc thì đó là danh sách việc cần làm, chưa phải 3 việc quan trọng.
2. Chọn toàn việc dễ để có cảm giác xong. Hãy có ít nhất một việc khiến bạn hơi ngại.
3. Ghi việc mơ hồ. Hãy viết thành hành động có thể xong trong ngày.
4. Không có việc nào ở ô 2. Ngày nào cũng chỉ chữa cháy thì việc quan trọng dài hạn luôn đứng sau.
5. Coi ngày vỡ kế hoạch là thất bại. Ngày có việc đột xuất, hãy giữ lại một việc quan trọng nhất thay vì bỏ cả danh sách.

Câu hỏi thường gặp

Nếu cấp trên giao việc đột xuất thì sao?

Hãy xem việc đó thuộc ô nào. Nếu khẩn và quan trọng, nó thay thế một trong 3 việc, và bạn dời việc bị thay ra có chủ đích thay vì để nó trôi mất. Còn nếu việc đó không quan trọng, bạn có thể gom vào khung việc vặt.

Có hơn 3 việc bắt buộc trong ngày thì sao?

Có những ngày như vậy. Khi đó bạn vẫn xếp thứ tự và đặt một việc lên đầu. Nếu tuần nào cũng thấy mình có quá nhiều việc bắt buộc, đó là tín hiệu cần nhìn lại khối lượng việc hoặc việc nào có thể nhờ người khác.

Nên chọn 3 việc vào buổi sáng hay buổi tối?

Cả hai đều được. Chọn vào tối hôm trước giúp sáng hôm sau bạn khỏi mất công quyết định và vào việc ngay. Với quyết định khó hơn một việc trong ngày, xem cách ra quyết định khi áp lực. Hãy thử một tuần rồi chọn cách hợp với mình. Trong ba việc, việc khó nhất nên làm trước, và cách này có tên là eat the frog.

3 việc này có liên quan gì tới mục tiêu lớn?

Nên có. Mục tiêu lớn như OKR trả lời "đi tới đâu", còn 3 việc mỗi ngày trả lời "hôm nay làm gì để tới đó". Nếu cả tuần không có việc nào phục vụ mục tiêu, hãy xem lại danh sách. Muốn xếp việc cho cả tuần chứ không chỉ một ngày, xem bài lập kế hoạch tuần. Bản in một trang nằm ở bài mẫu kế hoạch tuần cho bản thân.