Cách ngừng nghĩ về công việc sau giờ làm

Bạn đã tắt máy tính và gập laptop. Vậy mà trên đường về, đầu vẫn soạn dở một email và nhẩm lại câu định nói với khách. Đến bữa tối, bạn ngồi đó nhưng tâm trí còn ở cuộc họp lúc chiều.

Bài này trình bày cách ngừng nghĩ về công việc sau giờ làm ở mức thói quen: vì sao đầu vẫn chạy, nghi thức đóng ngày 10 phút, ranh giới với điện thoại, ba câu từ chối việc đột xuất và bài tập 5 ngày. Mọi bước đều làm được bằng một tờ giấy.

Vì sao đầu vẫn chạy việc sau giờ làm?

Muốn tìm cách ngừng nghĩ về công việc sau giờ làm, trước hết bạn nên biết vì sao đầu óc không tự tắt. Theo Wikipedia, cân bằng công việc và đời sống là sự cân bằng giữa hai phần đó; công việc có thể xen vào đời sống riêng và ngược lại. Wikipedia cũng ghi rằng ranh giới giữa hai phần ngày càng mờ, nhất là với người làm việc bằng công nghệ. Xem mục Work–life balance.

Nghĩa là điện thoại trong túi và nhóm chat trong tay đều là những cánh cửa luôn mở. Hai bài cách tập trung làm việc và làm việc sâu là gì nói về lúc đang làm, còn bài này nói về lúc đã tan.

Nguyên nhân hay gặp và việc làm trong 5 phút

Mỗi nguyên nhân cần một cách xử lý riêng. Bảng sau là gợi ý do mình soạn, bạn chỉnh theo mình.

Nhiều người thấy việc chưa xong cứ quay lại cho tới khi nó có chỗ nằm. Đây là nhận xét từ trải nghiệm làm việc, mình không dẫn nghiên cứu nào.

Nghi thức đóng ngày 10 phút: chốt, ghi, đóng

Hãy coi đây như đóng sổ cuối ngày, làm lúc sắp rời bàn chứ không phải lúc đã nằm trên giường. Cách chia thời gian (gợi ý): 3 phút chốt, 5 phút ghi, 2 phút đóng.

Bước 1. Chốt (3 phút)

Nhìn lại ngày và gạch những việc đã xong. Việc chưa xong thì chưa cần làm gì, chỉ cần biết nó còn đó.

Bước 2. Ghi (5 phút)

Đây là bước quan trọng nhất. Bạn ghi ba thứ lên một tờ giấy:

• Việc còn dở: mỗi việc một dòng, kèm bước kế tiếp để mai khỏi phải nhớ lại.
• Việc đầu tiên của ngày mai: chọn 1 đến 3 việc và viết thành hành động, theo bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày.
• Một điều chỉnh nhỏ: nếu hôm nay có chỗ vướng, ghi một câu về cách thử khác vào ngày mai, theo tinh thần Kaizen.

Còn dư vài phút thì viết thêm một dòng về hôm nay. Phần đó chỉ là một bước nhỏ của nghi thức.

Bước 3. Đóng (2 phút)

Tắt thông báo công việc, đóng các tab, gập laptop hoặc úp màn hình xuống. Sau đó nói một câu cố định, ví dụ "Hôm nay xong." Câu này nghe ngớ ngẩn lúc đầu, nhưng lặp lại mỗi ngày nó thành tín hiệu rằng ngày làm việc đã đóng.

Xử lý việc còn dở

Mỗi việc dở có bốn lối ra: làm xong ngay nếu mất dưới 5 phút, giao người khác, hẹn giờ cụ thể (ví dụ giả định: 9 giờ sáng mai viết nốt mục 2) hoặc bỏ nếu không còn cần. Điểm chung là việc được đặt vào chỗ khác ngoài đầu bạn.

Chọn mảng cần làm trước

Chưa rõ mảng nào đang thấp nhất? Chấm nhanh mất khoảng 2 phút, không cần email hay tài khoản.

Bài có 10 câu, mỗi chỉ số cuộc đời hai câu, chấm từ 1 đến 5. Nếu bạn chấm thấp ở hai câu Tâm trí, như "Mỗi ngày tôi có khoảng thời gian tập trung, không bị làm phiền.", thì bài này đúng chỗ bạn cần. Bạn có thể thử chấm nhanh 5 chỉ số, và kết quả được lưu trên trình duyệt của bạn.

Ranh giới với điện thoại, nhóm chat và email

Nghi thức chỉ có tác dụng khi cánh cửa không bị mở lại ngay sau đó. Vì vậy bạn cần vài ranh giới nhỏ với thiết bị:

• Thông báo: để thông báo công việc im lặng sau giờ đóng ngày, nhưng giữ cuộc gọi của người thân.
• Nhóm chat: bạn vẫn đọc được, chỉ không trả lời trước giờ làm hôm sau, trừ việc đã thoả thuận là gấp.
• Email: đưa ứng dụng email công việc ra khỏi màn hình chính, hoặc đăng xuất khỏi điện thoại.

Bạn không cần tắt hẳn điện thoại. Mỗi nơi làm việc có quy ước riêng, nên hãy báo trước với đồng nghiệp hoặc cấp trên giờ bạn bắt đầu trả lời.

Từ chối việc đột xuất ngoài giờ: ba câu mẫu

Việc chen vào sau giờ làm là chuyện có thật, nên có sẵn vài câu sẽ đỡ phải nghĩ. Ba câu sau là gợi ý, bạn chỉnh theo mình và theo người nhận.

1. Việc có thể chờ: "Mình đã đóng ngày rồi. Sáng mai 9 giờ mình xử lý việc này đầu tiên, bạn thấy được không?"
2. Việc cần xử lý tối nay: "Mình nhận việc này. Bạn chốt giúp mình điểm X, xong mình gửi kết quả trong tối nay."
3. Việc không phải của bạn: "Việc này bên A đang phụ trách. Mình chuyển thông tin cho họ ngay nhé."

Trước khi cần dùng, hãy tự định nghĩa thế nào là "gấp thật". Ví dụ giả định: khách báo sự cố đang ảnh hưởng đến người khác thì gấp thật, còn câu hỏi trả lời được vào sáng mai thì chưa.

Một hoạt động để chuyển chế độ

Sau khi đóng ngày, cơ thể cũng cần một tín hiệu. Hãy chọn đúng một hoạt động và làm vào cùng giờ mỗi ngày: đi bộ 10 phút, nấu bữa tối, tắm hoặc thay quần áo ở nhà. Mục đích là đánh dấu ranh giới.

Khi nào nên nói chuyện với người có chuyên môn?

Phần lớn người chỉ cần nghi thức và vài ranh giới. Tuy nhiên, có lúc bạn cần thêm sự giúp đỡ.

Nghi thức đóng ngày trong ZH

ZH có phần "Hôm nay của tôi", miễn phí, dùng được cho bước ghi của nghi thức. Đó là nghi thức hằng ngày dưới 3 phút với 3 việc quan trọng, 1 chỉ số tự chấm từ 1 đến 5, 1 dòng nhật ký, phần "Tuần này" gồm bảy chấm và nhắc giờ bằng thông báo trình duyệt (tuỳ chọn). Dữ liệu lưu trên máy này, không đồng bộ đám mây.

Chưa muốn dùng gì thì một tờ giấy và cây bút đủ cho cả nghi thức. Sau tuần đầu, bạn có thể làm lại Chấm nhanh 5 chỉ số để xem hai câu Tâm trí có đổi không; mất khoảng 2 phút và không cần tài khoản. Nếu thấy dòng ghi cuối ngày hợp với mình, bước tiếp theo là bài cách viết nhật ký mỗi ngày với mẫu 3 dòng trong 5 phút.

Câu hỏi thường gặp

Việc gấp phát sinh ngoài giờ thì sao?

Hãy tách việc gấp thật với việc chỉ có cảm giác gấp. Nếu gấp thật, bạn xử lý, ghi lại điều đã làm rồi đóng ngày lần nữa. Nếu chưa gấp, bạn dùng một câu từ chối ở trên và đặt việc đó làm việc đầu tiên của ngày mai, theo cách chọn ở bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày.

Làm tự do hoặc kinh doanh nhỏ, không có giờ rõ ràng thì làm thế nào?

Bạn tự đặt giờ đóng ngày như đặt giờ đóng cửa hàng: một giờ cố định mỗi ngày, rồi chạy nghi thức 10 phút. Nếu cả ngày chưa có khung giờ rõ, xem thêm cách quản lý thời gian.

Ghi việc ngày mai ra giấy có thực sự giúp không?

Mình không có số liệu để khẳng định. Nhiều người thấy nhẹ hơn khi việc nằm trên giấy thay vì trong đầu, nhưng đó là cảm nhận cá nhân. Bạn có thể tự kiểm bằng bài tập 5 ngày: nếu số vạch giảm, cách này hợp với bạn.

Cách ngừng nghĩ về công việc sau giờ làm có cần tắt hẳn điện thoại không?

Không nhất thiết. Bạn chỉ cần tắt phần gắn với công việc: thông báo, nhóm chat và email. Nếu thấy khó, hãy để điện thoại ở phòng khác trong nửa giờ đầu của buổi tối, rồi xem thêm cách dọn thông báo ở bài cách tập trung làm việc.

Khi nào nên gặp chuyên gia?

Nếu bạn không dứt ra được khỏi công việc kéo dài nhiều tuần, kèm mất ngủ, lo âu nặng hoặc mệt kéo dài, hãy đi khám hoặc nói chuyện với người có chuyên môn. Các thói quen trong bài này không thay thế bác sĩ hay nhà trị liệu.