SWOT cá nhân là gì? Cách phân tích bản thân

Bạn muốn đổi việc, mở rộng công việc đang làm hoặc chỉ muốn biết nên bắt đầu từ đâu cho năm tới, nhưng đầu óc toàn ý nghĩ rời rạc. Lúc này một tờ giấy chia bốn ô thường giúp ích hơn một đêm suy nghĩ.

SWOT cá nhân là gì và làm sao viết cho thật, không rơi vào những câu chung chung như "mình chăm chỉ"? Bài này giải thích khái niệm, đưa bảng câu hỏi gợi ý, một ví dụ hoàn chỉnh, cách biến bảng thành hành động và một bài tập 20 phút.

SWOT cá nhân là gì?

SWOT là viết tắt của bốn chữ: Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (thách thức). Theo Wikipedia, đây là một kỹ thuật hỗ trợ ra quyết định, ban đầu dùng cho tổ chức hoặc dự án, và cũng được dùng ở cấp độ cá nhân. Xem mục SWOT analysis.

Wikipedia ghi lại rằng nguồn gốc của phương pháp gắn với một báo cáo năm 1965 của nhóm nghiên cứu tại Viện nghiên cứu Stanford, còn chữ viết tắt SWOT xuất hiện trong một bài báo năm 1972. Với bạn, lịch sử này chỉ để biết đây là công cụ đã được dùng lâu, không cần nhớ chi tiết.

Điểm đáng nhớ nằm ở cách chia. Hai ô đầu nói về bên trong bạn, là những thứ bạn có thể rèn hoặc sửa. Hai ô sau nói về bên ngoài, là những thứ bạn không điều khiển được nhưng có thể chuẩn bị.

Bốn ô nên viết gì?

Mỗi ô có vài câu hỏi gợi ý. Bạn không cần trả lời hết, chỉ cần chọn câu nào làm bạn nghĩ ra ý cụ thể.

Viết bằng sự việc nhìn thấy được. "Mình giao tiếp tốt" khó dùng, còn "mình đã dẫn được 3 buổi họp nhóm mà không ai lạc đề" thì dùng được.

5 bước làm SWOT cá nhân

1. Chọn một câu hỏi để trả lời. SWOT không có ích khi hỏi chung chung. Hãy chọn một mục tiêu như "nên đi theo hướng nào trong 12 tháng tới" hoặc "có nên nhận thêm dự án này không".
2. Viết nhanh 3 đến 5 ý cho mỗi ô. Đặt hẹn giờ 5 phút cho ô S và W, 5 phút cho ô O và T. Đừng chỉnh câu chữ ở bước này.
3. Hỏi người khác một câu. Nhờ một người quen biết bạn trong công việc kể ra một điểm mạnh và một điểm cần cải thiện của bạn. Bạn thường thấy mình khác với cách người khác thấy.
4. Chọn mỗi ô một đến hai ý quan trọng nhất. Ý nào ảnh hưởng nhiều nhất tới câu hỏi ở bước 1 thì giữ lại. Bảng ngắn mới có người đọc, kể cả chính bạn.
5. Ghép các ô với nhau để ra việc làm. Đây là bước nhiều người bỏ qua, và là lý do phần dưới có hẳn một mục.

Nếu bạn muốn một cách khác để biết mình đang ở đâu trước khi viết, hãy tự chấm 5 chỉ số cuộc đời. Mảng nào thấp thường gợi ý ngay một điểm yếu hoặc một thách thức cần ghi vào bảng.

Ví dụ SWOT cá nhân của một người làm tự do

Ví dụ dưới đây là tình huống giả định, chỉ để minh hoạ. Chị Mai làm tự do, chụp ảnh sản phẩm cho các cửa hàng nhỏ. Câu hỏi của chị là: "Năm tới nên làm gì để có khách đều hơn?"

Nhìn bảng, chị thấy điểm yếu chậm báo giá đang làm mất đúng cơ hội mà chị có, vì khách cần trả lời nhanh. Đó là ý quan trọng nhất của cả bảng. Nếu chỉ liệt kê mà không nhìn các ô cùng nhau, chị khó nhìn ra điều này.

Từ bảng SWOT đến việc làm: bốn cặp ghép

Sau khi có bảng, hãy ghép từng điểm mạnh hoặc điểm yếu với một cơ hội hoặc thách thức. Có bốn cặp ghép, mỗi cặp trả lời một câu hỏi.

Mỗi cặp ghép nên cho ra tối đa một việc. Sau đó chọn một đến hai việc làm trong quý này, thử viết thành mục tiêu bằng OKR cá nhân hoặc mục tiêu 90 ngày. Khi danh sách việc dài, bài ma trận Eisenhower giúp bạn chọn việc quan trọng trước.

Giới hạn của SWOT cá nhân

Wikipedia cũng ghi nhận những hạn chế của SWOT: bảng chỉ là ảnh chụp tại một thời điểm, dễ bị thiên kiến cá nhân chi phối, và những danh sách viết vội thường nông. Với cá nhân, có thêm hai lưu ý.

• Chấm theo cảm xúc của hôm nay. Hôm mệt, bạn viết toàn điểm yếu. Hôm vui, bạn quên mất thách thức. Hãy viết vào lúc bình thường và nhờ một người đọc lại.
• Coi điểm yếu là định mệnh. Điểm yếu trong bảng là chỗ có thể rèn, hoặc chỗ nên nhờ người khác hỗ trợ. Việc cần là nhìn nó rõ, chưa phải sửa hết.
• Dùng bảng để chọn nghề hay bỏ nghề. Quyết định lớn như vậy cần thêm thông tin và có thể cần hỏi người có chuyên môn.

Cũng đừng để bảng thành lý do trì hoãn. Làm bản đầu 20 phút, thử một việc nhỏ, rồi sửa bảng theo những gì bạn học được. Rèn cách đặt câu hỏi cho chính mình cũng là một phần của tư duy phản biện.

Dùng SWOT cá nhân trong ZH Hiệu Suất

Tab Chiến lược của ZH Hiệu Suất đi theo bốn bước. Ở bước đầu, bạn chấm 5 mục tiêu cuộc đời và viết SWOT cá nhân trong bốn ô S, W, O, T. Có sẵn ô "Chiến lược từ SWOT" với bốn quy tắc đúng như bảng ghép ở trên: dùng S để bắt O, dùng S để chặn T, sửa W để không lỡ O, giảm W để tránh T. Chiến lược rồi có thể chuyển thành mục tiêu trên bản đồ mục tiêu.

Phần này nằm trong gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá để biết chi tiết. Bạn có thể làm hoàn toàn trên giấy mà không mất gì. Nếu muốn biết mình đang cần nâng mảng nào trước khi viết SWOT, thử chấm nhanh 5 chỉ số.

Câu hỏi thường gặp

SWOT cá nhân khác SWOT của doanh nghiệp thế nào?

Cách chia bốn ô giống nhau. Khác ở chỗ SWOT cá nhân xoay quanh năng lực, thói quen và hoàn cảnh của một người, nên ý viết ngắn hơn và gần với việc làm hằng ngày hơn.

Mỗi ô nên viết bao nhiêu ý?

Viết nhanh 3 đến 5 ý, rồi chọn lại 1 đến 2 ý quan trọng nhất. Bảng quá dài làm bạn khó thấy đâu là việc cần làm trước.

Bao lâu nên làm lại SWOT cá nhân?

Mỗi quý một lần là hợp lý, hoặc khi hoàn cảnh đổi như chuyển việc hay có thêm trách nhiệm mới. Cơ hội và thách thức thay đổi nhanh hơn điểm mạnh và điểm yếu. Cuối năm là dịp hợp lý để làm lại, kèm bài tổng kết cuối năm cho bản thân.

Nếu mình không biết điểm mạnh của mình thì sao?

Hãy hỏi hai hoặc ba người quen biết bạn trong công việc, và nhìn lại những việc bạn từng làm xong mà ít bị góp ý. Điểm mạnh thường nằm ở những việc bạn làm tự nhiên đến mức không để ý.