Tổng kết cuối năm cho bản thân: 5 bước, 45 phút

Cuối tháng 12, bạn mở lịch ra để nhìn lại một năm. Tháng Ba đã làm gì? Tháng Bảy thì sao? Bạn chỉ nhớ rõ vài tuần gần đây, phần còn lại là một khối mờ, và bạn đóng lịch lại vì không biết bắt đầu từ đâu.

Bài này gợi ý cách tổng kết cuối năm cho bản thân trong 45 phút, chỉ cần giấy và bút. Có năm bước theo năm chỉ số cuộc sống, kèm bảng mẫu, câu hỏi gợi ý cho từng mảng và cách chọn việc cho năm sau.

Tổng kết cuối năm cho bản thân khác gì báo cáo công việc?

Báo cáo cuối năm ở công ty trả lời câu hỏi "bạn đã làm gì cho tổ chức". Còn buổi này trả lời câu khác: một năm qua đã diễn ra thế nào với mình, và mình muốn mang gì sang năm sau. Người đọc duy nhất là bạn, nên không cần viết cho đẹp.

Chỉ xem lại, chưa lên kế hoạch

Buổi này chỉ nhìn lại chuyện đã xảy ra, chưa phân tích điểm mạnh, điểm yếu (việc đó thuộc về SWOT cá nhân) và chưa đặt mục tiêu. Nếu nhìn lại trước, bạn sẽ nhìn tới dễ hơn ở buổi sau.

Vì sao cần bằng chứng, không chỉ cảm giác

Theo Wikipedia, thực hành phản tư (reflective practice) là khả năng nhìn lại suy nghĩ, cảm xúc, hành động và quyết định của mình để cải thiện cách làm sau này. Wikipedia cũng ghi rằng phản tư một mình chưa hoàn toàn đáng tin, vì tự nhìn nhận có thể bị méo bởi thiên kiến nhận thức.

Vì vậy buổi này dùng điểm từ 1 đến 5 và một cột "bằng chứng" lấy từ lịch, tin nhắn, sổ chi tiêu. Đây là cách mình gợi ý, không phải quy trình khoa học. Bạn cần giấy, bút, điện thoại và 45 phút yên tĩnh.

Bước 1: lấy điểm xuất phát trong 5 phút

Năm chỉ số gồm Mối quan hệ, Sự nghiệp, Tài chính, Tâm trí và Sức khoẻ, đã có bài 5 chỉ số cuộc đời giải thích. Bạn quen bánh xe cuộc đời nhiều mảng hơn thì dùng bánh xe cũng được.

1. Chấm mỗi mảng từ 1 đến 5 theo 30 ngày gần nhất.
2. Chép năm điểm ra góc tờ giấy.
3. Khoanh mảng thấp nhất và mảng cao nhất.

Chưa rõ mảng nào đang thấp nhất? Bạn có thể thử Chấm nhanh 5 chỉ số: 10 câu, khoảng 2 phút, không cần email hay tài khoản. Kết quả lưu trên trình duyệt của bạn, nên hãy chép điểm ra giấy để khỏi mất khi đổi máy.

Vì cách chấm dựa vào 30 ngày gần nhất, con số này là mốc cuối năm. Nếu đầu năm sau chấm lại, bạn sẽ có hai con số để so.

Bước 2: gom bằng chứng cho từng chỉ số trong 10 phút

Với mỗi chỉ số, bạn mở một nguồn dữ liệu, lướt khoảng 2 phút rồi ghi hai đến ba chi tiết cụ thể, ví dụ ngày, con số hoặc tên người.

Riêng mảng tiền, bài tổng kết tài chính cá nhân cuối năm có checklist 60 phút.

Bước 3: điền bảng một trang trong 10 phút

Kẻ bảng năm hàng, bốn cột trên tờ giấy. Cột ba ghi thực tế kèm bằng chứng vừa gom.

Đây là ví dụ giả định, bạn thay bằng số của mình.

• Chấm theo điều đã xảy ra, không theo mức bạn đã cố gắng.
• Nếu cảm giác nói 4 mà bằng chứng chỉ có một dòng, hãy tin bằng chứng. Điểm thấp chỉ cho biết mảng đó cần chú ý, chứ không phải thất bại.

Bước 4: giữ, bỏ, thử trong 10 phút

Từ bảng, rút ra ba cột, mỗi cột tối đa ba dòng, để bạn chọn thay vì ôm tất cả.

Cột Giữ nhắc bạn đừng vô tình bỏ điều đang ổn. Bỏ cũng là một lựa chọn, nghĩa là bạn chủ động chứ không phải thua. Còn ở cột Thử, mỗi mục nên đủ nhỏ để thử trong một tuần, đúng tinh thần Kaizen.

Bước 5: rút ba bài học và chọn việc cho năm sau

Ba bài học, không tự trách

Viết ba câu trả lời, mỗi câu một dòng:

1. Điều gì đã giúp mình ổn khi mọi thứ rối?
2. Điều gì cứ lặp lại mà mình vẫn chưa sửa?
3. Mình học được gì về cách mình làm việc, nghỉ ngơi và giữ quan hệ?

Bài học nên mô tả hành vi, không phán xét. Ví dụ, "mình hay nhận việc vào phút chót" hữu ích hơn "mình quá kém".

Ba ứng viên cho năm sau

Từ cột Thử và các điểm thấp, ghi tối đa ba việc, mỗi việc một dòng và gắn với một chỉ số. Đây mới là ứng viên, chưa phải kế hoạch; việc đặt ngày giờ và mục tiêu nằm ở bài kế hoạch năm mới cho bản thân.

Làm trong ZH: giữ nhịp sau buổi tổng kết

Buổi tổng kết làm được hoàn toàn trên giấy; ZH chỉ giúp giữ nhịp sau đó, và phần lớn là miễn phí.

• Chấm nhanh 5 chỉ số: điểm cuối năm là mốc để so, nên bạn có thể chấm lại sau 30 ngày hoặc vào đầu năm sau.
• Đo 5 chỉ số: cần tài khoản miễn phí, ZH ghi điểm theo ngày để bạn so với lần trước. Tab Mối Quan Hệ trong đó ghi lần liên hệ cuối, hợp làm bằng chứng cho mảng quan hệ.
• Hôm nay của tôi: nghi thức dưới 3 phút gồm 3 việc quan trọng, 1 chỉ số tự chấm từ 1 đến 5 và 1 dòng nhật ký. Dữ liệu lưu trên máy này, không đồng bộ đám mây.

Tab "Cải tiến 1% (Kaizen)" của ZH Hiệu Suất có ô "Bài học rút ra là gì?", gần với bước 5. Phần này thuộc gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá. Nếu muốn thử, ZH cho dùng thử 7 ngày với quyền gói Tiêu chuẩn, mỗi tài khoản một lần, không cần nhập thẻ; hết 7 ngày tài khoản tự về gói Miễn phí và dữ liệu vẫn được giữ. Còn nếu thích giấy, bảng ở Bước 3 cộng một lời nhắc là đủ.

Bài tập 45 phút cho cuối tuần này

Khi làm xong bài tập, bạn có thể mở Hôm nay của tôi nếu muốn giữ nhịp mỗi ngày mà không phải dựng bảng từ đầu: miễn phí, dữ liệu lưu trên máy bạn. Muốn hỏi trước khi thử, bạn có thể đặt buổi Làm quen 20 phút. Còn nếu đang phân vân giữa giấy, bảng tính và ứng dụng, bài sổ tay hay ứng dụng so sánh từng loại một cách trung thực.

Câu hỏi thường gặp

Tổng kết cuối năm cho bản thân nên làm vào lúc nào?

Bạn có thể làm từ tháng 11 đến đầu tháng 1, tuỳ bạn tính năm theo lịch dương hay sát Tết. Sau Tết, bài cách lấy lại nhịp làm việc sau Tết giúp bạn vào việc lại nhẹ nhàng. Không có ngày bắt buộc, miễn là buổi đó yên tĩnh.

Không có ghi chép gì thì lấy dữ liệu ở đâu?

Hãy lấy từ lịch điện thoại, tin nhắn, ảnh, sao kê và ghi chú công việc. Để năm sau đỡ vất vả, bạn có thể bắt đầu với cách viết nhật ký mỗi ngày chỉ ba dòng.

Tổng kết năm khác báo cáo công việc cuối năm thế nào?

Báo cáo công việc viết cho người khác, theo mẫu và chỉ tiêu của tổ chức. Còn tổng kết cho bản thân viết cho chính bạn, gồm cả quan hệ, tâm trí, sức khoẻ và tiền.

Năm qua không như ý thì tổng kết thế nào cho khỏi nản?

Hãy bắt đầu từ cột Giữ: một việc nhỏ đã ổn cũng được tính. Sau đó, viết bài học bằng câu mô tả hành vi, không tự phán xét. Nếu cảm giác nặng nề kéo dài nhiều tuần, hãy nói chuyện với người có chuyên môn.

Tổng kết xong rồi thì làm gì tiếp?

Hãy để tờ giấy nghỉ một đêm, rồi sang bài kế hoạch năm mới cho bản thân để biến ba ứng viên thành kế hoạch. Đêm nghỉ đó giúp đầu óc chuyển từ nhìn lại sang nhìn tới.