OKR cá nhân là gì? Cách đặt kèm ví dụ

Bạn đặt mục tiêu "năm nay phải tiến bộ hơn" rồi đến tháng thứ ba thì không còn nhớ mình đã định tiến bộ ở đâu. Đó không phải vì bạn kém kiên trì. Mục tiêu kiểu đó không có chỗ để bạn nhìn vào và biết mình đang tới đâu.

OKR được tạo ra để giải đúng chỗ ấy. Bài này nói về OKR cá nhân, tức OKR dành cho một người: cách viết, ví dụ cụ thể và những lỗi hay gặp khi mới bắt đầu.

OKR là gì?

OKR là viết tắt của Objectives and Key Results, tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt.

• Objective (mục tiêu): một câu nói bạn muốn đạt điều gì, viết bằng chữ, đủ rõ để bạn thấy có động lực.
• Key Results (kết quả then chốt): từ 2 đến 4 con số cho biết bạn đã đạt mục tiêu đó hay chưa.

Phương pháp này thường được kể là do Andy Grove phát triển ở Intel, rồi được John Doerr đưa vào Google và kể lại trong cuốn Measure What Matters (tham khảo thêm). Ban đầu OKR dùng cho công ty. Nhiều người nay dùng nó cho chính mình, vì cái cần thiết cho một cá nhân cũng giống: biết mình hướng về đâu và đo được mình đã đi bao xa.

OKR khác KPI thế nào?

Hai thứ này hay bị lẫn:

Một cách nhớ: OKR cho bạn đích đến của một kỳ, KPI là đồng hồ bạn nhìn trong lúc đi. Muốn hiểu kỹ cách chọn KPI cho bản thân, xem bài KPI là gì. Để viết từng kết quả cho thật rõ, bạn có thể dùng cách mục tiêu SMART.

Cách viết một OKR cá nhân

Viết Objective:

• Bắt đầu bằng động từ, nói rõ điều bạn muốn có sau 90 ngày.
• Đủ ngắn để nhớ, đủ rõ để biết nó thuộc mảng nào của cuộc sống.
• Ví dụ: "Biết rõ tiền của mình đi đâu mỗi tháng."

Viết Key Results:

• Có số. Có hạn. Người khác nhìn vào có thể kiểm tra đạt hay chưa.
• Là kết quả, không phải việc cần làm.

Ví dụ OKR cá nhân

Các con số dưới đây chỉ để minh hoạ. Bạn thay bằng số của chính mình, và đặt sao cho vừa sức nhưng vẫn phải vươn.

Ví dụ 1: Sự nghiệp (người đi làm văn phòng)

• O: Trở thành người nhóm tin cậy về báo cáo tuần trong quý này.
• KR1: Nộp đúng hạn 12 trên 12 báo cáo tuần.
• KR2: Giảm số lần phải sửa lại sau khi nộp xuống không quá 2 lần trong cả quý.
• KR3: Hoàn thành một mẫu báo cáo chuẩn và được người quản lý đồng ý dùng.

Ví dụ 2: Tài chính cá nhân

• O: Biết rõ tiền của mình đi đâu mỗi tháng.
• KR1: Ghi đủ thu chi ít nhất 80 trong 90 ngày.
• KR2: Chia xong các khoản chi thành nhóm cần thiết và nhóm có thể giảm trước tuần thứ 3.
• KR3: Đặt mức quỹ dự phòng mục tiêu ở tuần đầu và đạt một nửa mức đó trước hết quý.

Đây là ví dụ về cách đặt mục tiêu, không phải lời khuyên tài chính. Mức quỹ dự phòng hợp lý tuỳ hoàn cảnh của từng người.

Ví dụ 3: Sức khoẻ (thói quen)

• O: Có nhịp ngủ và vận động ổn định.
• KR1: Ghi giờ ngủ và giờ dậy ít nhất 80 trong 90 ngày.
• KR2: Vận động ít nhất 3 buổi mỗi tuần trong ít nhất 10 trong 13 tuần.

Ví dụ này nói về thói quen, không thay thế lời khuyên của bác sĩ. Nếu có dấu hiệu bất thường về sức khoẻ, hãy đi khám.

5 bước đặt OKR cho bản thân

1. Chọn mảng cần làm. Nếu chưa biết mảng nào, làm Chấm nhanh hoặc xem bài 5 chỉ số cuộc đời để thấy mảng đang thấp nhất.
2. Viết một Objective cho mảng đó. Chỉ một, hoặc hai nếu thật sự cần.
3. Viết 2 đến 4 Key Results có số và có hạn.
4. Chia thành việc nhỏ mỗi tuần. Mỗi tuần chọn khoảng 3 việc quan trọng nhất giúp KR tiến lên, cách chọn xem ở bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày.
5. Xem lại mỗi tuần, chấm điểm cuối quý. Cách xem lại trong 20 phút có ở bài lập kế hoạch tuần. Nếu muốn một khung ba tháng gọn hơn OKR, xem bài mục tiêu 90 ngày. Cuối quý, chấm mỗi KR từ 0 đến 100 phần trăm, rồi hỏi: điều gì làm được, điều gì không, quý tới giữ gì và đổi gì.

Năm lỗi hay gặp

• Đặt quá nhiều Objective. Ba đến năm mục tiêu cùng lúc nghĩa là không có mục tiêu nào.
• Viết KR thành việc cần làm. "Đọc 3 cuốn sách" là việc. "Áp dụng được 5 ý từ sách vào công việc và ghi lại kết quả" mới là kết quả.
• KR không đo được. Nếu bạn không thể trả lời "đạt hay chưa" bằng có hoặc không, hoặc bằng một con số, thì chưa phải KR.
• Đặt xong rồi không nhìn lại. OKR chỉ có tác dụng khi bạn xem nó mỗi tuần.
• Đặt con số quá dễ hoặc quá khó. Quá dễ thì bạn không tiến bộ, quá khó thì bạn bỏ cuộc giữa quý. Hãy chọn con số vừa với sức bạn nhưng vẫn phải cố.

Dùng OKR cá nhân trong ZH

ZH Hiệu Suất có sẵn khung đặt mục tiêu OKR, chia việc, Pomodoro và Kaizen để giữ nhịp làm việc hằng ngày. Phân hệ này nằm trong gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá để biết chi tiết. Bạn cũng hoàn toàn có thể bắt đầu OKR bằng một tờ giấy hay một ghi chú trên điện thoại. Nếu chưa biết nên đặt Objective vào đâu, hãy làm SWOT cá nhân trước để thấy rõ điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội của mình.

Câu hỏi thường gặp

OKR có dùng cho cá nhân được không?

Được. Nguyên tắc giống nhau: một mục tiêu rõ và vài con số đo được, trong một khoảng thời gian cố định. Chỉ khác là bạn tự đặt, tự theo dõi, nên cần thói quen xem lại mỗi tuần. Muốn xem ví dụ theo từng mảng cuộc sống, đọc ví dụ mục tiêu cá nhân.

Một OKR nên có bao nhiêu kết quả then chốt?

Thường từ 2 đến 4. Ít hơn 2 thì khó chắc là đạt mục tiêu. Nhiều hơn 4 thì khó theo dõi.

OKR khác danh sách việc cần làm thế nào?

Danh sách việc là những gì bạn sẽ làm. OKR là điều sẽ khác đi sau khi bạn làm những việc đó, được đo bằng con số. Hai thứ đi cùng nhau: OKR chỉ hướng, danh sách việc theo tuần đưa bạn tới đó.

Nếu cuối quý không đạt hết thì sao?

Đó là thông tin hữu ích, không phải thất bại. Hãy xem KR nào không đạt và vì sao: do đặt quá cao, do thiếu thời gian, hay do mục tiêu không còn quan trọng. Rồi điều chỉnh cho quý sau. Hết năm thì làm tổng kết cuối năm cho bản thân rồi viết kế hoạch năm mới cho bản thân. Nếu muốn giữ nhịp bằng những cải thiện nhỏ mỗi ngày, xem bài Kaizen.