Mẫu kế hoạch tuần cho bản thân: bảng 1 trang

Chủ nhật tối, bạn mở lịch và thấy tuần mới đã kín họp. Bạn biết mình có nhiều việc cần làm, nhưng chưa rõ việc nào quan trọng nhất, nên sáng thứ Hai bắt đầu bằng việc dễ nhất trong tầm tay.

Bài này đưa bạn mẫu kế hoạch tuần cho bản thân dạng bảng một trang: tải bản in, cách điền trong 20 phút, ví dụ điền thử, cách xem lại cuối tuần và những lỗi hay gặp.

Mẫu kế hoạch tuần cho bản thân gồm những phần nào?

Kế hoạch tuần là một buổi ngồi ngắn mỗi tuần để chọn việc, thay vì để lịch và tin nhắn chọn hộ bạn. Thói quen nhìn lại theo tuần cũng có trong hệ thống Getting Things Done của David Allen, nơi ông khuyên làm một buổi "weekly review" đều đặn (tham khảo thêm). Nếu bạn muốn hiểu khái niệm trước, bài lập kế hoạch tuần đi qua từng bước.

Mẫu một trang gồm bốn phần, như bảng dưới (cách gọi là của mình, bạn đổi tên thoải mái).

Tải mẫu kế hoạch tuần in sẵn

Tải mẫu kế hoạch tuần (PDF, 1 trang A4). Mẫu miễn phí, không cần tài khoản hay email. Bạn tải một lần rồi in nhiều bản, mỗi tuần một tờ. Dán tờ giấy ở nơi bạn mở máy làm việc, để nhìn thấy mỗi sáng.

Chưa rõ nên đặt kết quả cho mảng nào?

Bạn có thể thử Chấm nhanh 5 chỉ số: miễn phí, khoảng 2 phút, không cần tài khoản. Mảng điểm thấp nhất cho bạn gợi ý nên đặt một trong ba kết quả của tuần ở đâu, và đây chỉ là điểm tham khảo, không phải chẩn đoán.

Cách điền mẫu trong 20 phút

Làm lần lượt năm bước, mỗi bước vài phút. Thời gian trong ngoặc là ước lượng.

1. Nhìn lại tuần trước (5 phút). Ghi những việc đã xong và những việc còn dở lên mặt sau tờ giấy.
2. Chọn 3 kết quả cho tuần này (5 phút). Mỗi kết quả phải kiểm tra được, ví dụ "gửi bản đề xuất cho khách" thay vì "làm đề xuất".
3. Xếp việc lớn vào từng ngày (5 phút). Mỗi ngày chọn một việc quan trọng nhất và hai việc nhỏ. Cách chọn việc nằm ở bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày. Nếu việc khó hay bị né, bài eat the frog gợi ý làm việc khó trước.
4. Giữ khung giờ cho việc lớn (3 phút). Ghi giờ vào cột bên phải, rồi chặn giờ đó trong lịch. Cách chia khối giờ có ở bài time blocking là gì.
5. Chừa chỗ trống (2 phút). Để ít nhất một khung trong tuần không xếp gì, dành cho việc đột xuất.

Nếu việc nào cũng gấp, bài ma trận Eisenhower giúp phân biệt việc khẩn với việc quan trọng trước khi bạn điền.

Ví dụ điền thử một tuần

Ví dụ giả định cho một người làm văn phòng, bạn thay bằng việc của mình. Ba kết quả của tuần: gửi bản đề xuất cho khách, hoàn thành báo cáo tháng, và đi bộ 10 phút ít nhất 4 ngày.

Hai ngày cuối tuần để trống, hoặc chỉ ghi một việc nhẹ. Nhờ đó nếu việc nào trượt khỏi ngày, bạn còn chỗ dời mà không phải thức khuya. Điểm đáng chú ý là mỗi ngày chỉ có một việc lớn, nên bạn biết sáng mai bắt đầu từ đâu.

Xem lại cuối tuần: việc dở thì làm sao?

Cuối tuần, bạn dành khoảng 10 phút nhìn tờ giấy. Với mỗi việc dở, bạn chọn một trong ba cách dưới đây, và đây là gợi ý của mình.

Những lỗi hay gặp khi dùng mẫu kế hoạch tuần

• Xếp kín mọi ô. Lịch không còn chỗ cho việc đột xuất nên vỡ ngay thứ Ba.
• Ba kết quả mơ hồ. "Làm tốt hơn" không kiểm tra được, nên hãy ghi thứ có thể đánh dấu xong.
• Quá nhiều việc lớn trong một ngày. Mỗi ngày một việc lớn thôi, còn lại là việc nhỏ.
• Bỏ phần xem lại. Không nhìn lại thì tuần sau bạn lặp đúng những lỗi cũ.

Làm trong ZH Hiệu Suất

Bạn vừa làm xong bài tập này. Muốn giữ nhịp mỗi ngày mà không phải dựng bảng từ đầu, bạn có thể mở Hôm nay của tôi: miễn phí, dữ liệu lưu trên máy bạn. Mỗi ngày dưới 3 phút, gồm 3 việc quan trọng, một chỉ số tự chấm từ 1 đến 5, một dòng nhật ký và bảy chấm của tuần.

Khi muốn việc trong ngày nằm sẵn một chỗ

ZH Hiệu Suất có tab Hôm nay với khung "Việc quan trọng hôm nay" cho một đến ba việc và thanh tiến độ ngày. Để xếp đầu việc theo tháng và ghi số mỗi ngày, bạn dùng tab KPI và Lịch. Tab Siêu Tập Trung có đồng hồ Pomodoro 25 hoặc 45 phút cho khối giờ của việc lớn.

Thuộc gói nào, thử thế nào

Các phần này thuộc gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá. ZH cho dùng thử 7 ngày, mỗi tài khoản một lần, với quyền gói Tiêu chuẩn và không cần nhập thẻ. Hết 7 ngày, tài khoản tự về gói Miễn phí, dữ liệu vẫn được giữ. Một tờ giấy hoặc mẫu in ở trên cũng làm được cùng việc.

Muốn có người chỉ cách dựng nhịp tuần này trên ZH, bạn có thể đặt buổi Làm quen 20 phút. Còn nếu muốn thử một ứng dụng bất kỳ trước khi quyết, bài dùng thử app 7 ngày có kế hoạch dùng được cho mọi ứng dụng.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu kế hoạch tuần cho bản thân nên điền vào lúc nào?

Chọn một giờ cố định, thường là chiều Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai, vì lúc đó bạn vừa nhìn lại tuần cũ vừa chưa bị việc mới kéo đi. Khoảng 20 phút là đủ. Điều quan trọng là cùng giờ mỗi tuần để thành nếp.

Mỗi tuần nên có bao nhiêu kết quả?

Ba kết quả là hợp lý. Ít hơn thì tuần dễ trống, nhiều hơn thì bạn dễ tự làm mình quá tải. Nếu mới bắt đầu, hai kết quả cũng được, miễn là kiểm tra được.

Lỡ một ngày không làm theo kế hoạch thì sao?

Hãy dời việc lớn sang khung trống, đừng làm bù gấp đôi. Nếu lỡ nhiều ngày liền, bạn nhìn lại việc có quá lớn không và chia nhỏ. Kế hoạch sửa được vẫn là kế hoạch.

Dùng giấy hay công cụ số để lập kế hoạch tuần?

Công cụ nào bạn mở ra mỗi ngày là công cụ tốt. Giấy dán ở chỗ nhìn thấy, đổi ý rất rẻ. Công cụ số tiện khi bạn cần nhắc giờ và mang theo. Bạn có thể bắt đầu bằng giấy rồi chuyển khi đã có nếp.

Kế hoạch tuần khác danh sách việc hằng ngày thế nào?

Kế hoạch tuần trả lời "tuần này mình muốn đạt điều gì", còn danh sách hằng ngày trả lời "hôm nay làm gì". Hai thứ nối với nhau: kết quả của tuần chia thành việc lớn của từng ngày. Bài lập kế hoạch tuần so sánh các tầng này.