Lập kế hoạch tuần trong 20 phút: 5 bước dễ làm

Tối Chủ nhật, bạn mở lịch ra và thấy tuần tới đầy những cuộc hẹn, tin nhắn chưa trả lời và một danh sách việc dài chưa biết bắt đầu từ đâu. Đến thứ Tư, bạn vẫn chưa động tới việc quan trọng nhất.

Điều thiếu thường không phải là thời gian mà là một lần ngồi xuống để chọn. Bài này hướng dẫn cách lập kế hoạch tuần trong 20 phút, theo 5 bước, kèm ví dụ và bài tập để bạn làm ngay tuần này.

Lập kế hoạch tuần là gì?

Lập kế hoạch tuần là một buổi ngồi ngắn, mỗi tuần một lần, để trả lời ba câu hỏi: tuần trước mình đã làm được gì, tuần tới mình muốn đạt điều gì, và việc đó nằm ở ngày nào, giờ nào. Thói quen nhìn lại theo tuần cũng có trong hệ thống năng suất Getting Things Done của David Allen, nơi ông khuyên làm một buổi "weekly review" đều đặn (tham khảo thêm). Buổi xem lại này là bước 6 của cách quản lý thời gian.

Kế hoạch tuần nằm giữa mục tiêu dài hạn và danh sách việc hằng ngày. Bảng sau cho thấy từng tầng trả lời câu hỏi nào:

Chuẩn bị: một giờ cố định và một tờ giấy

Bạn không cần phần mềm gì. Một tờ giấy, một ghi chú trên điện thoại hoặc lịch bạn đang dùng là đủ. Điều quan trọng hơn là một giờ cố định, ví dụ tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai, để buổi này thành một cuộc hẹn với chính mình. Bạn cũng có thể dành 10 phút trong buổi này để nhắn vài người bạn muốn giữ liên lạc, xem cách giữ liên lạc với bạn bè.

Hãy chuẩn bị sẵn ba thứ trước khi bắt đầu: mục tiêu 90 ngày (nếu bạn đã có), lịch tuần tới với các việc cố định, và ghi chú của tuần trước.

Lập kế hoạch tuần trong 20 phút, 5 bước

Bước 1: Nhìn lại tuần trước

Trả lời ba câu bằng vài dòng ngắn: việc nào đã xong, việc nào chưa xong và vì sao, và bạn học được điều gì. Với việc chưa xong, hãy quyết định rõ ràng: bỏ hẳn, dời sang tuần này có chủ đích, hay chia nhỏ hơn. Đừng chép lại cả danh sách cũ sang tuần mới.

Sau đó ghi một dòng theo kiểu Kaizen: tuần này mình làm tốt hơn tuần trước ở đâu.

Bước 2: Chọn 3 kết quả cho tuần tới

Mở mục tiêu 90 ngày và hỏi: tuần này mình làm gì để mỗi kết quả then chốt nhích lên một chút? Viết thành kết quả chứ không viết thành việc. Ví dụ, viết "có bản nháp báo cáo tháng" thay cho "làm báo cáo".

Nếu bạn chưa có mục tiêu 90 ngày, hãy làm Chấm nhanh hoặc xem bài 5 chỉ số cuộc đời để chọn mảng đang thấp nhất, rồi lấy một kết quả nhỏ cho mảng đó.

Bước 3: Xếp vào lịch

Với mỗi kết quả, hãy đặt một hoặc hai khung giờ cụ thể trong tuần. Cách làm này thường được gọi là chia khung thời gian, hay time blocking. Hãy ghi các việc cố định như họp hoặc đưa đón trước, rồi mới đặt các khung cho kết quả quan trọng.

Với kết quả cần suy nghĩ liền mạch, hãy dành một khung làm việc sâu vào giờ bạn tỉnh táo nhất. Việc thường mất lâu hơn dự tính, nên hãy ước lượng rộng tay hơn một chút.

Bước 4: Chừa chỗ trống

Tuần nào cũng có việc đột xuất. Nếu lịch kín từ sáng đến tối, một cuộc gọi bất ngờ sẽ làm sụp cả tuần. Hãy chừa vài khung trống, ví dụ mỗi ngày một khung 30 phút, để xử lý việc phát sinh hoặc làm bù.

Bước 5: Chốt 3 việc cho ngày đầu tuần

Cuối buổi, chọn luôn 3 việc cho ngày đầu tiên theo cách ở bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày. Sáng hôm sau, bạn mở giấy ra là làm được ngay, khỏi mất công quyết định. Nếu danh sách việc còn rối, hãy sàng trước bằng ma trận Eisenhower.

Ví dụ minh hoạ một tuần

Ví dụ dưới đây là giả định để bạn hình dung cách xếp, không phải mẫu phải theo:

Kết quả thứ ba chỉ là thói quen tự theo dõi giờ giấc, không thay thế bác sĩ. Nếu giấc ngủ của bạn có vấn đề kéo dài, hãy đi khám.

Công cụ nào để lập kế hoạch tuần?

Giấy bút, ghi chú điện thoại hay lịch đều dùng được. Chọn thứ bạn mở ra mỗi ngày. ZH Hiệu Suất có sẵn khung đặt mục tiêu OKR, chia việc, Pomodoro và Kaizen, phù hợp nếu bạn muốn có mọi thứ ở một chỗ (xem bảng giá để biết gói nào dùng được). Chỉ vài phút mỗi ngày, bạn cũng có thể dùng phần "Hôm nay của tôi" để giữ nhịp.

Nếu muốn có một con số theo dõi, hãy dùng KPI đơn giản như số tuần liên tiếp bạn lập kế hoạch đủ 20 phút.

Năm lỗi hay gặp

1. Chọn quá nhiều kết quả. Hơn 3 kết quả cho một tuần thường khiến không kết quả nào xong. Hãy giữ 3.
2. Xếp kín lịch. Lịch không có chỗ trống sẽ vỡ ngay khi có việc đột xuất.
3. Viết việc thay vì kết quả. "Làm báo cáo" khó biết xong chưa, "có bản nháp báo cáo" thì biết.
4. Bỏ vì tuần trước hỏng. Tuần hỏng là thông tin để chỉnh, chưa phải lý do dừng. Hãy bắt đầu lại ở tuần sau.
5. Lập xong rồi không nhìn lại. Hãy đặt một lần xem nhanh 3 phút vào giữa tuần, ví dụ thứ Tư, để chỉnh nếu cần.

Câu hỏi thường gặp

Nên lập kế hoạch tuần vào lúc nào?

Chọn lúc bạn bình tĩnh và ít bị ngắt, thường là tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai. Điều quan trọng là cố định giờ, để nó thành thói quen. Muốn có sẵn tờ giấy điền, tải mẫu kế hoạch tuần cho bản thân. Muốn làm cho việc này thành nếp, xem bài thói quen nhỏ.

Tuần nào cũng có việc đột xuất thì sao?

Hãy chừa chỗ trống ở bước 4 và giữ một kết quả quan trọng nhất được bảo vệ. Khi có việc đột xuất, bạn dời các việc kém quan trọng chứ không bỏ kết quả chính.

Mất hơn 20 phút thì có sao không?

Vài tuần đầu bạn có thể mất 30 phút, điều đó bình thường. Khi quen, thời gian thường ngắn lại. Nếu buổi này kéo dài và khiến bạn ngại, hãy giảm bớt, ví dụ bỏ bước ước lượng chi tiết.

Kế hoạch tuần khác OKR thế nào?

OKR cho hướng đi trong khoảng 90 ngày, còn kế hoạch tuần là cách chia hướng đi đó thành bước đi cụ thể mỗi tuần. Có OKR mà không có kế hoạch tuần thì dễ dừng ở lời hứa. Muốn nhìn bức tranh cả năm trước khi chia ra từng tuần, xem kế hoạch năm mới cho bản thân. Bài này không phải tư vấn tài chính hay y tế, chỉ hướng dẫn cách sắp xếp thời gian của bản thân.