Time blocking là gì? Cách chia khung giờ

Danh sách việc hôm nay có 12 dòng, đến chiều bạn mới nhận ra việc quan trọng nhất vẫn chưa được động tới. Tình huống này rất quen. Nguyên nhân thường không phải do bạn lười, mà do việc quan trọng chưa có giờ riêng của nó.

Time blocking là gì và làm sao dùng nó mà không biến ngày của mình thành thời khoá biểu cứng nhắc? Bài này giải thích khái niệm, đưa ví dụ một ngày làm việc, 5 bước bắt đầu, các lỗi hay gặp và một bài tập 15 phút.

Time blocking là gì?

Time blocking, hay chia khối thời gian, là cách lập lịch trong đó bạn chia ngày thành các khối giờ. Mỗi khối dành cho một việc hoặc một nhóm việc cùng loại, và bạn ghi khối đó vào lịch giống như ghi một cuộc họp. Khi đến giờ, việc cần làm đã được chọn sẵn, nên bạn không phải quyết định lại từ đầu.

Cách làm này gần với timeboxing: đặt trước một khoảng thời gian cố định cho một hoạt động rồi dừng khi hết giờ. Wikipedia mô tả đây là một kỹ thuật quản lý thời gian, được dùng nhiều trong quản lý dự án, xem mục Timeboxing. Khác biệt nhỏ nằm ở trọng tâm: timeboxing nhấn vào giới hạn thời gian của một việc, còn time blocking nhấn vào việc xếp các việc vào lịch của cả ngày. Hai cách hay đi cùng nhau.

Cal Newport, tác giả cuốn Deep Work (2016), là một trong những người hay nhắc đến việc lập lịch theo từng khối giờ để bảo vệ thời gian làm việc cần tập trung. Nếu bạn muốn hiểu loại việc cần tập trung đó, xem bài làm việc sâu là gì.

Vì sao chia khối giờ có ích?

• Bớt phải quyết định. Mỗi lần mở ra và hỏi "giờ làm gì", bạn tốn một chút sức nghĩ. Khối giờ đã chọn sẵn giúp bớt những lần hỏi đó.
• Thấy thời gian thật của mình. Khi xếp việc vào lịch, bạn thấy một ngày chỉ có ngần ấy giờ. Nếu việc nhiều hơn chỗ trống, đó là thông tin hữu ích: có việc cần bỏ, hoãn hoặc giao người khác.
• Bảo vệ việc quan trọng. Những việc quan trọng nhưng không gấp, như học một kỹ năng hay viết một kế hoạch, hay bị đẩy lùi. Bài ma trận Eisenhower gọi đây là ô nên lên lịch. Time blocking chính là cách lên lịch đó.
• Biết lúc nào thì dừng. Khối giờ có điểm kết thúc, nên bạn ít rơi vào cảnh làm đến khi hết hơi. Time blocking là bước 4 trong cách quản lý thời gian sáu bước.

Ví dụ một ngày làm việc

Bảng dưới đây chỉ để minh hoạ cho một nhân viên văn phòng, không phải mẫu bắt buộc. Hãy đổi giờ cho khớp với lịch và nhịp của bạn.

Điểm chung của bảng: việc cần suy nghĩ nằm ở đầu ngày, việc vặt được gom lại, và có hai khoảng đệm.

5 bước bắt đầu time blocking

1. Liệt kê việc và ước lượng thời gian. Viết ra các việc của ngày hoặc tuần, mỗi việc kèm số phút bạn nghĩ sẽ cần. Sau đó cộng thêm một phần cho chắc.
2. Đặt các việc cố định trước. Họp, đưa đón, bữa ăn, giờ nghỉ. Đây là phần không đổi, các khối khác xếp quanh nó.
3. Đặt khối cho việc quan trọng vào giờ bạn tỉnh táo nhất. Nếu chưa biết giờ nào là giờ tốt nhất, hãy ghi lại mức tỉnh táo của mình trong một tuần rồi chọn. Với người mới, một khối 45 đến 60 phút là đủ.
4. Gom việc vặt vào 1 đến 2 khối. Trả lời tin nhắn, email, việc hành chính nhỏ nên có giờ riêng, thay vì chen vào khắp ngày.
5. Cuối ngày xem lại 5 phút. Khối nào bị lệch, vì sao, và ngày mai chỉnh thế nào. Time blocking tốt lên nhờ chỉnh nhiều lần, không nhờ lịch đẹp ngay từ đầu.

Trong mỗi khối, bạn có thể kết hợp Pomodoro: một khối 90 phút có thể gồm vài phiên làm việc ngắn xen nghỉ.

Vì sao cần khoảng đệm?

Chúng ta hay đánh giá thấp thời gian một việc cần. Theo Wikipedia, hiện tượng này gọi là planning fallacy, thuật ngữ do Daniel Kahneman và Amos Tversky đưa ra năm 1979, xem mục Planning fallacy. Vì vậy, nếu mọi khối nối sát nhau, chỉ cần một việc kéo dài hơn dự kiến là cả buổi bị lệch.

Cách đơn giản là chừa đệm: 10 đến 15 phút sau mỗi khối lớn, và một khoảng dự phòng vào buổi chiều. Nếu hôm đó không có việc phát sinh, bạn dùng khoảng đệm cho việc còn dở. Bạn không mất gì, và một ngày nhẹ nhàng hơn.

Ba cách dùng linh hoạt hơn

• Khối theo chủ đề. Mỗi ngày hoặc mỗi buổi dành cho một nhóm việc. Ví dụ sáng thứ Hai lập kế hoạch tuần, chiều thứ Sáu tổng kết. Cách này hợp với kế hoạch tuần.
• Gom việc cùng loại. Thay vì trả lời tin nhắn cả ngày, bạn chọn 2 hoặc 3 lúc cố định. Việc nhỏ không còn cắt ngang việc cần suy nghĩ. Muốn bớt bị cắt ngang trong từng khối, xem thêm cách tập trung làm việc.
• Khối linh hoạt. Ghi "việc quan trọng số 1" thay vì tên việc cụ thể. Khi kế hoạch đổi, bạn thay việc mà vẫn giữ giờ.

Năm lỗi hay gặp

1. Xếp kín lịch từ sáng đến tối. Lịch kín dễ vỡ ngay từ việc đầu tiên. Hãy chừa ít nhất một phần tư ngày chưa xếp hoặc làm đệm.
2. Không có đệm. Đây là lỗi phổ biến nhất, và thường là lý do bỏ cuộc.
3. Khối quá dài ngay từ đầu. Ngồi 3 giờ liền cho một việc là khó với người chưa quen. Bắt đầu từ 45 đến 60 phút.
4. Bỏ cả ngày khi lịch bị lệch. Lệch là bình thường. Hãy kéo khối tiếp theo lại gần, hoặc bỏ khối ít quan trọng nhất, rồi đi tiếp.
5. Đặt khối nhưng không bảo vệ. Nếu lịch của bạn chia sẻ với người khác, hãy đặt trạng thái "bận" cho khối sâu để người khác ít đặt họp chèn vào.

Câu hỏi thường gặp

Time blocking khác Pomodoro thế nào?

Pomodoro chia thời gian thành các phiên làm việc ngắn xen nghỉ để giữ tập trung. Time blocking xếp các việc vào lịch của cả ngày. Hai cách bổ sung cho nhau: bạn đặt một khối cho việc quan trọng, rồi chạy Pomodoro trong khối đó.

Một ngày nên có bao nhiêu khối?

Bắt đầu với 2 khối: một cho việc cần suy nghĩ, một cho việc vặt. Khi thấy ổn, bạn thêm dần. Không cần chia nhỏ đến từng 15 phút nếu điều đó làm bạn mệt. Một mẫu giấy một trang để xếp cả tuần có ở bài mẫu kế hoạch tuần cho bản thân.

Nếu bị gián đoạn giữa khối thì làm sao?

Ghi một dòng "đang dở ở đâu" rồi xử lý việc chen ngang. Sau đó quay lại khối, hoặc dùng khoảng đệm để làm nốt. Việc ghi lại chỗ dở giúp bạn quay lại nhanh hơn.

Có cần ứng dụng riêng không?

Không. Giấy, ghi chú điện thoại hoặc lịch đều dùng được, hãy chọn thứ bạn mở ra mỗi ngày. Nếu muốn có mọi thứ ở một chỗ, ZH Hiệu Suất có phần Siêu Tập Trung với bộ đếm Pomodoro 25 hoặc 45 phút để chạy một khối, xem bảng giá để biết gói nào dùng được. Bạn cũng có thể làm Chấm nhanh để biết mảng nào của mình cần thời gian trước. Muốn thử một ứng dụng trước khi quyết, xem dùng thử app 7 ngày.