Cách chống trì hoãn: tìm nguyên nhân, bắt đầu

Bạn biết rõ việc cần làm. Bạn mở tài liệu ra, nhìn vài giây, rồi chuyển sang trả lời tin nhắn hay lướt điện thoại "một chút". Đến tối ngày đã trôi, việc vẫn nằm đó và bạn bực chính mình.

Bài này không đưa danh sách mẹo để thử cho hết. Bạn tìm nguyên nhân trước, rồi chọn cách chống trì hoãn hợp với nó: có quy tắc 5 phút, bảng bốn nguyên nhân, cách xử lý từng nguyên nhân, cách quay lại sau ngày lỡ và bài tập 3 ngày.

Trì hoãn là gì, và vì sao nhiều khi không phải do lười?

Trước khi chọn cách chống trì hoãn, bạn nên biết trì hoãn đang làm gì cho mình. Theo Wikipedia, đây là hành vi đối phó kiểu né tránh: hoãn một việc không cần thiết dù biết có thể có hậu quả xấu. Xem mục Procrastination.

Mục này cũng nêu rằng người ta có thể tránh cảm xúc khó chịu bằng cách hoãn những việc gây căng thẳng, và trì hoãn hay gắn với việc bị cảm nhận là khó chịu hoặc bị áp đặt.

Vì vậy, thay vì hỏi "tại sao hay trì hoãn", hãy hỏi "việc này gợi cho mình cảm giác gì". Câu đầu dẫn tới tự trách, còn câu sau có lối ra.

Làm ngay: quy tắc 5 phút

Nếu đang né một việc ngay lúc này, hãy thử trước rồi đọc tiếp. Quy tắc 5 phút chống trì hoãn chỉ cần một chiếc đồng hồ.

Quy tắc này đổi thứ bạn sợ: bạn không phải "làm xong cả báo cáo", chỉ phải làm 5 phút. Theo Wikipedia, một cách quản lý trì hoãn là chia vấn đề thành những khối thời gian nhỏ thay vì làm cả vấn đề một lần. Nếu hết 5 phút mà bạn muốn dừng, hãy dừng thật và mai làm lại.

Bốn nguyên nhân trì hoãn hay gặp

Cùng là ngồi lướt điện thoại, nhưng lý do có thể khác nhau. Bảng dưới là gợi ý, bạn chỉnh theo mình, và có thể bạn mắc hai nguyên nhân cùng lúc.

Nếu thuộc hai nhóm, hãy chọn nhóm rõ nhất hôm nay. Mai đổi nhóm cũng được.

Nếu việc bạn đang né thuộc mảng Sự nghiệp hay Tâm trí, bạn có thể thử Chấm nhanh 5 chỉ số: 2 phút, không cần tài khoản, cho thấy mảng nào đang thấp nhất. Câu "Tôi biết rõ mục tiêu công việc của mình trong 90 ngày tới" giúp bạn thử xem việc mơ hồ có phải nguyên nhân không.

Cách chống trì hoãn theo từng nguyên nhân

Mỗi nguyên nhân cần một việc đầu tiên khác nhau. Chọn phần của bạn rồi làm 5 phút.

Khi việc còn mơ hồ

Việc như "làm kế hoạch quý" không có chỗ để đặt tay. Vì vậy, hãy viết ba hành động nhỏ nhất có thể bắt đầu, ví dụ "mở file mẫu", "ghi ba đầu mục", "nhắn hỏi đồng nghiệp con số cần". Chọn một hành động và làm trong 5 phút. Nếu cả danh sách việc cũng mơ hồ, hãy chọn một việc cho hôm nay trước.

Khi sợ làm chưa tốt

Trì hoãn do cầu toàn thường trông như đang chuẩn bị: đọc thêm, sửa dòng đầu, chờ đủ ý. Theo Wikipedia, kiểu trì hoãn truyền thống được liên hệ với tính cầu toàn. Hãy hẹn giờ 5 phút và viết một bản nháp xấu cố ý, chỉ được thêm chữ, không được xoá hay sửa. Bản nháp xấu thì sửa được, còn trang trắng thì không.

Khi việc chán hoặc khó chịu

Với việc không muốn làm nhưng phải làm, như nhập số liệu, đừng chờ có hứng. Hãy đặt một phiên ngắn có đích: "15 phút nhập số liệu rồi pha cà phê". Nếu việc bị áp đặt, bạn tìm phần mình được tự chọn, như giờ làm hay chỗ ngồi.

Khi mệt hoặc quá tải

Đôi khi bạn hoãn việc vì hết sức, không phải vì ngại. Hôm nào đầu óc trống, ép làm việc khó chỉ làm bạn mệt thêm. Do đó, hãy giữ một việc quan trọng nhất, dời phần còn lại và làm bản tối thiểu. Đứng dậy đi lại 5 phút cũng có thể là việc đầu tiên đúng nhất. Nếu cảm giác này kéo dài nhiều tuần, xem mục "Khi nào không chỉ là trì hoãn".

Dọn môi trường và hẹn giờ

Hãy làm cho việc cần làm dễ xảy ra hơn việc trốn. Ba thay đổi này mất chưa tới 5 phút:

• Để điện thoại ở phòng khác hoặc úp xuống xa tầm tay, rồi tắt thông báo.
• Mở sẵn tài liệu cần dùng và đóng mọi tab còn lại.
• Hẹn giờ có điểm dừng rõ: 25 phút làm, 5 phút nghỉ, hoặc chỉ 5 phút nếu 25 còn nặng.

Bài cách tập trung làm việc có thêm bảy cách dọn chỗ làm.

Khi bạn lỡ trì hoãn một ngày

Sẽ có ngày bạn né cả buổi sáng. Phản ứng hay gặp là tự trách rồi hứa "mai làm gấp đôi", nhưng lời hứa đó còn nặng hơn việc ấy. Thay vào đó:

1. Ghi một dòng: hôm nay mình né vì nguyên nhân nào trong bốn nhóm.
2. Hôm sau, quay lại bằng bản tối thiểu: 5 phút và một hành động nhỏ.
3. Không làm bù gấp đôi.

Quy tắc "không bỏ hai ngày liền" nằm trong bài tự kỷ luật là gì. Quay lại sớm quan trọng hơn quay lại hoàn hảo.

Khi nào không chỉ là trì hoãn?

Mục Procrastination trên Wikipedia ghi rằng trì hoãn có liên quan tới các cảm giác như tội lỗi, tự ti và tâm trạng thấp. Vì vậy, một lần né việc là chuyện bình thường, nhưng nhiều tuần liền thì là tín hiệu khác.

Chống trì hoãn trong ZH Hiệu Suất

Tab Hôm nay

Khung "Việc quan trọng hôm nay" cho bạn gõ từ một đến ba việc và tick khi xong, còn thanh "Tiến độ ngày" cho thấy bạn đã đi được bao xa. Nút nhanh "Siêu Tập Trung" đưa bạn sang tab cùng tên.

Tab Siêu Tập Trung

Tab này có đồng hồ Pomodoro phiên 25 hoặc 45 phút, Chế độ Tập trung với 8 thói quen chuẩn bị mặc định như tắt thông báo và dọn bàn làm việc, cùng 8 thẻ chiến lược để chọn cho từng việc. ZH chưa có phiên 5 phút, nên quy tắc 5 phút bạn làm bằng đồng hồ hẹn giờ bất kỳ.

Bạn có thể thử chọn một việc ở tab Hôm nay rồi hẹn giờ 25 phút ở đây. Các phần này thuộc gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá. Một tờ giấy và đồng hồ trên điện thoại cũng đủ.

Câu hỏi thường gặp

Trì hoãn có phải do lười không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Theo Wikipedia, trì hoãn là hành vi đối phó kiểu né tránh, và người ta hay hoãn những việc gây căng thẳng. Vì vậy, hãy hỏi mình đang né cảm giác gì trước khi kết luận. Bài tự kỷ luật là gì có thêm cách làm việc khó dễ bắt đầu hơn.

Quy tắc 5 phút (hoặc 2 phút) là gì?

Là hứa với mình chỉ làm 5 phút, hẹn giờ và được phép dừng khi chuông reo. Có người dùng mốc 2 phút với ý tương tự. Bạn chọn mốc nào khiến mình dễ bắt đầu nhất, rồi xem hộp "Làm ngay" ở đầu bài.

Cách chống trì hoãn khi không có động lực bắt đầu là gì?

Đừng chờ động lực. Hãy thu việc về mức làm được trong 5 phút rồi bắt đầu, vì nhiều khi cảm giác muốn làm chỉ đến sau khi đã đặt tay vào việc. Nếu vẫn thấy nặng sau vài ngày, Chấm nhanh 5 chỉ số cho bạn thấy mảng nào đang thấp.

Trì hoãn do cầu toàn xử lý thế nào?

Cho phép mình viết bản nháp xấu trong 5 phút, không xoá, không sửa, rồi hẹn một lượt riêng để sửa. Tách việc tạo ra khỏi việc chấm điểm giúp bạn bớt tự chê. Muốn bắt đầu từ việc rất nhỏ, xem bài thói quen nhỏ.

Khi nào trì hoãn cần gặp chuyên gia?

Khi cảm giác không muốn làm gì kéo dài nhiều tuần, kèm mệt, buồn, mất ngủ hoặc mất hứng với cả việc từng thích. Lúc đó bạn nên đi khám hoặc nói chuyện với người có chuyên môn. Bài này không thay thế bác sĩ hay nhà trị liệu.