Cách tập trung làm việc khi hay bị xao nhãng

Bạn ngồi vào bàn với ý định viết xong một báo cáo. Mười phút sau đã có ba tab mới mở, hai tin nhắn trả lời dở và một lần mở điện thoại "xem một chút". Đến cuối buổi, báo cáo vẫn dừng ở dòng đầu tiên.

Cách tập trung làm việc không nằm ở ý chí mạnh hơn, mà ở việc sắp xếp để việc quan trọng ít bị cắt ngang. Bài này giải thích vì sao khó tập trung, đưa bảy cách làm cụ thể, một bảng chọn cách theo từng tình huống và bài tập 3 ngày.

Vì sao khó tập trung khi làm việc?

Phần lớn xao nhãng đến từ hai nguồn. Nguồn bên ngoài là thông báo, tiếng ồn, người đến hỏi. Nguồn bên trong là ý nghĩ chen ngang kiểu "nhớ trả lời tin nhắn", "nhớ đặt lịch hẹn".

Theo Wikipedia, khi chuyển qua lại giữa nhiều việc, con người mất thời gian cho việc nhớ lại mình đang ở bước nào và dễ mắc lỗi hơn do chú ý bị chia nhỏ. Xem mục Human multitasking. Cùng nguồn này ghi nhận rằng cảm giác "mình làm nhiều việc cùng lúc giỏi" thường không đúng với thực tế.

Vì vậy, thay vì cố chống lại từng cơn xao nhãng, hãy giảm số lần chuyển việc. Mỗi cách bên dưới đều đi theo hướng này.

Bảy cách tập trung làm việc

Bạn không cần dùng cả bảy cách cùng lúc. Hãy thử lần lượt và giữ lại những cách hợp với mình.

1. Chọn một việc cho mỗi phiên

Trước khi ngồi xuống, nói to hoặc viết ra: "Trong 45 phút tới mình chỉ làm việc này". Nếu chưa biết chọn việc nào, xem bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày để chọn nhanh. Một phiên một việc, còn việc nhỏ thì gom vào phiên riêng.

2. Dọn chỗ làm trước khi bắt đầu

Tắt thông báo, đóng các tab không liên quan, để điện thoại ở xa tầm tay hoặc úp xuống. Đây là cách rẻ nhất, bởi vì bạn không cần dùng sức chống lại thứ vốn không có trước mắt. Nếu làm việc ở nơi ồn, tai nghe có thể giúp, nhưng hãy thử xem nhạc hay yên lặng hợp bạn hơn.

3. Đặt giờ bắt đầu và giờ kết thúc

Một việc không có điểm dừng dễ kéo dài và dễ bị cắt ngang. Đặt hẹn giờ 25 hoặc 45 phút giúp não biết có đích tới. Bạn có thể dùng phương pháp Pomodoro với phiên 25 phút và nghỉ 5 phút, hoặc xếp cả ngày bằng time blocking.

4. Ghi ý chen ngang ra giấy

Khi đang làm mà chợt nhớ việc khác, hãy ghi một dòng vào tờ giấy đặt bên cạnh rồi làm tiếp. Nếu việc đã ghi ra, đầu bạn bớt phải giữ nó. Sau đó, khi hết phiên, bạn xem lại tờ giấy và quyết định việc nào cần làm.

5. Làm việc khó vào giờ bạn tỉnh táo nhất

Mỗi người có một khung giờ đầu óc sáng hơn. Vì vậy, hãy ghi mức tỉnh táo của mình trong một tuần, rồi xếp việc cần suy nghĩ vào đó. Việc vặt như trả lời tin nhắn nên để dành cho lúc đầu óc kém tỉnh táo. Việc khó nhất đặt vào khung giờ này còn được gọi là eat the frog.

6. Nghỉ thật sự giữa các phiên

Nghỉ nghĩa là đứng dậy, uống nước, nhìn ra xa. Còn lướt mạng xã hội không phải nghỉ, vì đầu bạn vẫn đang xử lý thông tin. Một phiên làm xong rồi nghỉ 5 phút cho bạn sức để làm phiên tiếp theo.

7. Cuối ngày ghi một dòng về điều làm mình phân tâm

Mỗi tối ghi một câu: "Hôm nay mình bị phân tâm nhiều nhất vì...". Sau 3 ngày, bạn sẽ thấy một nguyên nhân lặp lại. Đây chính là tinh thần của Kaizen: mỗi ngày sửa một điều nhỏ và cụ thể.

Chọn cách theo tình huống

Nếu bạn không biết bắt đầu từ cách nào, hãy nhìn nguyên nhân khiến bạn phân tâm nhiều nhất. Ví dụ, nếu điện thoại là thủ phạm chính thì chọn cách 2 trước.

Khi đã quen với một vài cách, bạn có thể tiến tới làm việc sâu: dành một khung giờ dài hơn cho việc cần suy nghĩ nhất mà không bị ngắt. Còn muốn xếp cả ngày cho gọn, xem cách quản lý thời gian.

Những lỗi hay gặp

1. Thử hết bảy cách trong một ngày. Thay đổi quá nhiều làm bạn bỏ cuộc. Do đó, mỗi tuần thêm một cách là đủ.
2. Chỉ dùng ý chí. Nếu điện thoại vẫn nằm cạnh tay, mỗi lần bạn không chạm vào nó đều tốn sức. Hãy dọn chỗ làm trước. Dọn rồi mà vẫn né việc, xem cách chống trì hoãn.
3. Bỏ qua việc nghỉ. Làm liên tục vài giờ làm chất lượng giảm, nên bạn kiệt sức nhanh hơn.
4. Trách mình khi lỡ phân tâm. Phân tâm là chuyện bình thường. Tuy nhiên, điều đáng làm là ghi lại nguyên nhân và thử cách khác ngày mai.
5. So với người khác. Người làm việc cần yên lặng khác với người làm việc cần có nhạc. Hãy so với chính mình của tuần trước. Nếu hay hứa rồi bỏ giữa chừng, xem thêm tự kỷ luật là gì.

Khi nào cần nhờ người có chuyên môn?

Tuy nhiên, khó tập trung đôi khi do mệt, thiếu ngủ hoặc căng thẳng. Giấc ngủ, ăn uống và vận động đều ảnh hưởng đến khả năng chú ý, nên những thói quen đó đáng được chăm sóc. Hai bài thói quen ngủ đúng giờ và vận động mỗi ngày cho người bận bắt đầu từ việc nhỏ.

Nếu bạn khó tập trung kéo dài nhiều tuần, kèm mất ngủ, lo âu hoặc mệt không rõ nguyên nhân, hãy đi khám để được tư vấn đúng. Bài viết này chỉ gợi ý thói quen và không thay thế bác sĩ.

Tập trung làm việc trong ZH Hiệu Suất

Tab Siêu Tập Trung của ZH Hiệu Suất gom các cách ở trên vào một chỗ. Bạn có đồng hồ Pomodoro với phiên 25 hoặc 45 phút và phím tắt, khung Chế độ Tập trung với 8 thói quen chuẩn bị mặc định như tắt thông báo, dọn bàn làm việc, ly nước đầy, đóng mạng xã hội, và 8 thẻ chiến lược để chọn cho từng việc. Cuối ngày, bạn xem thống kê và ghi một bản Kaizen.

Các phần này thuộc gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá. Bạn cũng có thể làm bằng một chiếc đồng hồ hẹn giờ và tờ giấy. Nếu chưa rõ nên tập trung vào mảng nào của cuộc sống, thử chấm nhanh 5 chỉ số.

Câu hỏi thường gặp

Người bình thường tập trung được bao lâu?

Không có con số chung cho mọi người, vì việc, giờ giấc và tình trạng sức khỏe mỗi người khác nhau. Với người mới, phiên 25 phút làm một việc rồi nghỉ 5 phút là điểm khởi đầu dễ thực hiện. Sau đó, nếu thấy nhẹ, bạn tăng dần.

Nghe nhạc khi làm việc có giúp tập trung không?

Tuỳ người và tuỳ loại việc. Có người làm tốt hơn với tiếng ồn nền hoặc nhạc không lời, có người cần yên lặng, nhất là khi viết hoặc tính toán. Hãy thử mỗi kiểu trong vài phiên và chọn kiểu giúp bạn làm xong việc dễ hơn.

Làm việc ở nhà dễ xao nhãng, nên làm thế nào?

Hãy tạo một góc làm việc riêng, dù nhỏ, và đặt giờ bắt đầu cố định. Ngoài ra, báo cho người cùng nhà khung giờ bạn cần yên. Dọn điện thoại ra khỏi tầm tay trong phiên làm việc cũng giúp ngay. Hết giờ làm mà đầu vẫn nghĩ việc, xem cách ngừng nghĩ về công việc sau giờ làm.

Làm nhiều việc cùng lúc có hiệu quả hơn không?

Theo Wikipedia, chuyển qua lại giữa các việc làm mất thời gian và dễ sai hơn, còn cảm giác mình làm nhiều việc giỏi thường không chính xác. Với việc cần suy nghĩ, làm từng việc một thường nhẹ hơn.