Cách quản lý thời gian hiệu quả cho người bận

Bạn bắt đầu ngày với danh sách tám việc. Đến chiều, mới xong hai việc, và cả buổi sáng trôi đi trong tin nhắn, cuộc họp bất ngờ và những lần mở máy xem một chút. Tối đến bạn thấy mình bận cả ngày mà việc quan trọng nhất vẫn nằm nguyên đó.

Cách quản lý thời gian bắt đầu từ chỗ này: không phải làm nhanh hơn, mà là biết thời gian đang đi đâu và dành nó cho đúng việc. Bài này giải thích khái niệm, vì sao ta hay tính sai thời gian, sáu bước làm theo thứ tự, một bảng chọn công cụ theo vấn đề, ví dụ một ngày làm việc và bài tập 7 ngày.

Quản lý thời gian là gì?

Theo Wikipedia, quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và chủ động kiểm soát thời gian dành cho từng hoạt động, nhất là để tăng hiệu quả và năng suất. Cùng nguồn này cho biết nó có thể được hỗ trợ bằng nhiều kỹ năng, công cụ và kỹ thuật, đặc biệt với việc có hạn chót. Xem mục Time management.

Hiểu ngắn gọn, quản lý thời gian trả lời ba câu hỏi: việc nào đáng làm, làm vào lúc nào, và làm trong bao lâu. Nó không bắt bạn phải kín lịch từ sáng đến tối. Một ngày quản lý tốt có thể vẫn còn khoảng trống, vì khoảng trống đó dành cho việc phát sinh và cho nghỉ ngơi.

Vì sao ta hay thấy thiếu thời gian?

Có ba lý do hay gặp, và hai trong số đó đã được ghi nhận thành tên gọi riêng.

Thứ nhất là đánh giá thấp thời gian cần có. Theo Wikipedia, "planning fallacy" là hiện tượng người ta dự đoán thời gian hoàn thành việc của chính mình lạc quan hơn thực tế, kể cả khi họ biết những việc tương tự từng mất lâu hơn. Xem mục Planning fallacy. Ví dụ, bạn nghĩ báo cáo mất một giờ, nhưng làm thật thì mất gần hai.

Thứ hai là việc tự giãn ra theo thời gian có sẵn. Wikipedia ghi "Định luật Parkinson" nói rằng công việc nở ra để lấp đầy thời gian dành cho nó, và nêu đây là một quan sát mang tính châm biếm nhưng được dùng rộng rãi. Xem mục Parkinson's Law. Vì vậy, một việc cho cả buổi chiều thường kéo dài hết buổi chiều.

Thứ ba là việc gấp lấn việc quan trọng. Tin nhắn và yêu cầu đến liên tục, còn việc quan trọng nhưng không ai giục thì bị dời mãi.

Cách quản lý thời gian trong sáu bước

Hãy làm lần lượt từng bước. Bước sau dựa vào bước trước, nên bạn đừng nhảy cóc.

1. Ghi lại thời gian đi đâu trong 3 ngày

Mỗi 30 phút, ghi một dòng: bạn vừa làm gì. Không cần đẹp, chỉ cần thật. Sau 3 ngày, hãy tô màu các dòng thành ba nhóm: việc quan trọng, việc vặt và thời gian trôi mất. Nhiều người ngạc nhiên khi thấy nhóm thứ ba lớn hơn mình tưởng.

2. Chọn 3 việc quan trọng nhất

Mỗi sáng, chọn tối đa ba việc mà nếu xong thì ngày hôm nay coi như có kết quả. Phần còn lại là việc phụ. Cách chọn chi tiết nằm ở bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày. Với việc khó nhất trong ba việc, xem thêm eat the frog.

3. Tách việc gấp khỏi việc quan trọng

Nhìn vào danh sách, hỏi từng việc hai câu: có gấp không, có quan trọng không. Việc quan trọng và gấp thì làm ngay, quan trọng mà chưa gấp thì xếp lịch, gấp mà ít quan trọng thì nhờ hoặc làm nhanh, còn lại thì bỏ. Đây là ma trận Eisenhower.

4. Xếp việc vào khung giờ và chừa chỗ trống

Việc không có giờ thì dễ không bao giờ xảy ra. Hãy xếp từng việc quan trọng vào một khối giờ cụ thể theo cách time blocking. Bởi vì ta hay đánh giá thấp thời gian, hãy cộng thêm đệm: việc dự tính một giờ thì giữ cho nó giờ rưỡi. Ngoài ra, nên để trống một phần tư ngày cho việc phát sinh.

5. Làm theo phiên tập trung

Trong mỗi khối giờ, hãy làm một việc và tắt thông báo. Bạn có thể dùng phương pháp Pomodoro với phiên 25 phút rồi nghỉ 5 phút. Nếu hay bị cắt ngang, xem thêm cách tập trung làm việc. Còn nếu hay né việc dù đã có khối giờ, xem cách chống trì hoãn.

6. Xem lại mỗi cuối tuần trong 20 phút

Cuối tuần, so kế hoạch với thực tế: việc nào làm quá lâu, việc nào bị dời nhiều lần, khối giờ nào hay bị phá. Từ đó chỉnh cho tuần sau. Bài lập kế hoạch tuần trong 20 phút có sẵn năm bước cho buổi xem lại này.

Chọn công cụ theo vấn đề

Bạn không cần dùng hết mọi công cụ. Hãy nhìn vấn đề lớn nhất của mình rồi chọn một công cụ.

Ví dụ một ngày làm việc

Dưới đây là ví dụ giả định cho người đi làm văn phòng, chỉ để bạn hình dung cách chừa đệm. Bạn hãy thay bằng việc thật của mình.

Những lỗi hay gặp

1. Xếp lịch kín từ sáng đến tối. Chỉ cần một việc trễ là cả ngày lệch. Do đó, hãy để đệm.
2. Dùng quá nhiều công cụ cùng lúc. Mỗi tuần thêm một công cụ là đủ.
3. Bỏ qua bước ghi lại. Nếu không biết thời gian đang đi đâu, bạn sẽ sửa nhầm chỗ.
4. Coi mọi việc đều gấp. Khi tất cả đều gấp thì không có thứ tự. Hãy hỏi lại mình: nếu hôm nay chỉ làm được ba việc, đó là ba việc nào?
5. Không xem lại. Kế hoạch không được chỉnh thì tuần sau sẽ lặp lại lỗi tuần trước.

Quản lý thời gian trong ZH Hiệu Suất

ZH Hiệu Suất gom các bước ở trên vào một chỗ. Tab Hôm nay cho bạn thấy việc trong ngày, số KPI cần ghi và các thói quen để tick. Để xếp đầu việc theo tháng và ghi số mỗi ngày, bạn dùng tab KPI và Lịch. Siêu Tập Trung là nơi có đồng hồ Pomodoro và Chế độ Tập trung, còn Cải tiến 1% (Kaizen) dành cho việc cuối ngày ghi một điều cần chỉnh.

Các phần này thuộc gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá. Bạn hoàn toàn có thể làm bằng một tờ giấy và đồng hồ hẹn giờ. Nếu chưa rõ mình đang thiếu thời gian ở mảng nào của cuộc sống, hãy chấm nhanh 5 chỉ số trước.

Câu hỏi thường gặp

Nên bắt đầu quản lý thời gian từ đâu?

Từ việc ghi lại thời gian trong 3 ngày. Khi thấy rõ thời gian đang đi đâu, bạn sẽ biết nên sửa chỗ nào trước, thay vì áp dụng một công cụ vì nghe người khác khen.

Làm sao để không bị trễ hạn?

Hãy cộng đệm vào dự tính, vì ta hay đánh giá thấp thời gian một việc cần. Ngoài ra, chia việc lớn thành bước nhỏ và xếp mỗi bước vào một khối giờ riêng sẽ giúp bạn thấy trễ sớm hơn.

Có nên lên kế hoạch cho từng giờ trong ngày không?

Không cần. Chỉ xếp giờ cho các việc quan trọng, còn lại để khoảng trống cho việc phát sinh. Kế hoạch quá kín thường đổ ngay từ việc đầu tiên.

Quản lý thời gian khác gì với làm việc chăm chỉ hơn?

Làm chăm chỉ là dùng nhiều sức hơn. Quản lý thời gian là chọn đúng việc và đúng lúc để sức đó có kết quả. Vì vậy một người làm ít giờ hơn vẫn có thể xong nhiều việc quan trọng hơn. Còn hết giờ làm mà đầu vẫn chạy việc, xem cách ngừng nghĩ về công việc sau giờ làm.