Kaizen là gì? Cách áp dụng cho bản thân

Bạn đã bao nhiêu lần quyết tâm "thay đổi hoàn toàn" từ thứ Hai, rồi đến thứ Năm thì quay về nếp cũ? Kế hoạch đổi đời trong một đêm thường vỡ, bởi vì nó đòi bạn trở thành một người khác ngay lập tức.

Kaizen đi theo hướng ngược lại. Cụ thể, nó hỏi bạn một câu nhỏ hơn nhiều: hôm nay mình có thể làm tốt hơn hôm qua ở chỗ nào, dù chỉ một chút? Bài này giải thích Kaizen là gì và cách áp dụng cho chính bạn trong 7 ngày.

Kaizen là gì?

Kaizen (改善) là từ tiếng Nhật, nghĩa gần với "thay đổi để tốt hơn". Từ này gắn với cách quản lý chất lượng ở nhiều doanh nghiệp Nhật, trong đó có Toyota, nơi từng người làm việc được khuyến khích chỉ ra và sửa những điểm chưa tốt ngay trong công việc hằng ngày (tham khảo thêm).

Ý chính của Kaizen gồm ba điều:

• Nhỏ. Mỗi lần chỉ đổi một điểm rất nhỏ, nhỏ tới mức không cần ý chí lớn.
• Liên tục. Làm đều mỗi ngày hoặc mỗi tuần, không chờ một cuộc cải cách lớn.
• Do chính người làm việc thực hiện. Người hiểu rõ chỗ vướng nhất là người đang làm, nên người đó cũng là người sửa.

Khi áp dụng cho cá nhân, ba điều này thành: chọn một chỗ nhỏ trong ngày của bạn, sửa một chút, rồi xem lại.

Phép tính 1% mỗi ngày

Nhiều người nghe tới Kaizen qua ý tưởng "tốt hơn 1% mỗi ngày". Phép tính như sau:

Phép tính này đúng về toán học nhưng chỉ để minh hoạ. Đời thật không tiến bộ đều 1% mỗi ngày, và không phải việc nào cũng cộng dồn như lãi kép. Điều nên mang theo là ý này: thay đổi nhỏ lặp lại đủ lâu có thể tạo ra khác biệt lớn, theo cả hướng tốt lẫn hướng xấu.

Kaizen cho cá nhân: làm thế nào?

Một vòng Kaizen cá nhân có 4 bước, gần với vòng Lập kế hoạch, Làm, Kiểm tra, Điều chỉnh (PDCA) mà nhiều nơi dùng:

1. Chọn một điểm vướng nhỏ. Ví dụ: sáng nào cũng mất 15 phút tìm đồ, hay tối nào cũng lướt điện thoại tới khuya.
2. Thử một thay đổi rất nhỏ trong 1 tuần. Ví dụ: chuẩn bị đồ từ tối hôm trước, hay đặt điện thoại ra khỏi giường.
3. Ghi lại mỗi ngày. Một dòng: "Hôm nay mình làm tốt hơn hôm qua ở: ...". Việc ghi này là phần quan trọng nhất của Kaizen cá nhân.
4. Cuối tuần xem lại. Giữ nếu có ích, đổi nếu chưa, chọn điểm vướng tiếp theo.

Trong ZH, phần Kaizen của ZH Hiệu Suất làm đúng việc này: mỗi ngày ghi lại một việc bạn đã làm tốt hơn hôm qua, dù rất nhỏ. Muốn ghi cả thói quen theo ngày, xem habit tracker là gì.

Ví dụ Kaizen nhỏ theo từng mảng

Bạn không cần làm cả 5. Chọn một. Các việc ở mảng Sức khoẻ và Tài chính chỉ là thói quen nhỏ để tự theo dõi, không thay thế bác sĩ và không phải tư vấn tài chính.

Kaizen khác gì mục tiêu lớn?

Kaizen và mục tiêu lớn không loại trừ nhau, chúng làm hai việc khác nhau. Mục tiêu như OKR cá nhân cho bạn hướng đi và con số để đo trong 90 ngày. Kaizen là những bước nhỏ hằng ngày giúp bạn đi đều trên hướng đó. Muốn có một con số theo dõi nhịp đó, xem bài KPI là gì. Có mục tiêu mà không có bước hằng ngày thì dễ chỉ dừng ở kế hoạch. Có bước hằng ngày mà không có hướng thì dễ đi nhiều nhưng không biết tới đâu.

Nếu chưa biết nên cải tiến ở mảng nào, làm Chấm nhanh hoặc xem bài 5 chỉ số cuộc đời để thấy mảng đang thấp nhất. Nếu muốn nhìn kỹ hơn, bạn có thể vẽ bánh xe cuộc đời.

Bốn lỗi hay gặp

• Chọn thay đổi quá lớn. Nếu việc đó cần nhiều ý chí hơn là 2 phút, hãy chia nhỏ hơn nữa.
• Không ghi lại. Không ghi thì sau một tuần bạn không nhớ mình đã đổi gì, và không có gì để so với tuần sau.
• So với người khác. Kaizen so bạn hôm nay với bạn hôm qua, không so với ai.
• Bỏ vì "chưa thấy gì". Sau 7 ngày thường chưa thấy khác biệt lớn. Chỗ đáng xem là bạn có làm được đều không, chưa phải kết quả.

Câu hỏi thường gặp

Kaizen khác gì xây dựng thói quen?

Hai thứ gần nhau. Xây thói quen thường nhấn vào việc lặp lại một hành vi cho tới khi thành nếp. Kaizen nhấn vào việc liên tục nhìn lại và sửa một điểm nhỏ. Bạn có thể dùng Kaizen để chọn nên xây thói quen nhỏ nào tiếp theo. Cách xây cụ thể xem bài thói quen nhỏ.

Mỗi ngày mất bao lâu?

Phần ghi chép chỉ khoảng 1 đến 2 phút. Việc nhỏ bạn thử cũng nên dưới 5 phút. Nếu một ngày bận, chỉ cần ghi một dòng.

Kaizen và Pomodoro có dùng chung được không?

Được. Pomodoro là làm tập trung 25 phút rồi nghỉ 5 phút. Bạn có thể dùng Pomodoro để làm việc sâu, và dùng Kaizen để cuối ngày ghi lại điều đã làm tốt hơn.

Nếu tuần nào cũng quên ghi thì sao?

Gắn việc ghi vào một việc đã có sẵn, ví dụ ngay sau khi đánh răng buổi tối. Nếu vẫn quên, hạ mức xuống còn một dòng và giảm số việc cần ghi. Bước nhỏ hơn thường dễ giữ hơn. Muốn có mẫu ghi nhanh 3 dòng cuối ngày, xem cách viết nhật ký mỗi ngày.