Thời gian biểu cho người đi làm: mẫu in sẵn

Bạn kẻ một thời gian biểu từ 5 giờ sáng đến 11 giờ đêm, mỗi giờ một việc, đẹp đến mức muốn in ra dán tường. Ba ngày sau, một cuộc họp kéo dài và một tin nhắn gấp làm cả bảng lệch, và bạn bỏ luôn.

Bài này nói về thời gian biểu cho người đi làm: khác gì thời gian biểu của học sinh, 4 bước lập trong 20 phút, mẫu 1 ngày làm việc và 1 tuần, cách chỉnh cho từng kiểu công việc và bài tập 7 ngày kèm tệp in sẵn.

Thời gian biểu cho người đi làm khác gì của học sinh?

Theo Wikipedia, quản lý thời gian là việc lập kế hoạch và chủ động kiểm soát thời gian dành cho từng hoạt động, chủ yếu để làm việc hiệu quả hơn. Trang này cũng ghi rằng một hệ thống làm việc cần chừa chỗ cho tình huống ngoài dự kiến, và nên có những buổi lên kế hoạch, xem lại đều đặn.

Thời gian biểu phổ biến trên mạng thường viết cho học sinh, nơi giờ học cố định và lặp lại mỗi tuần. Với người đi làm, phần cố định ít hơn còn phần thay đổi nhiều hơn. Bảng dưới là so sánh do mình rút ra.

Vì vậy, nếu bạn chép một bảng kín từng giờ thì sớm muộn nó cũng vỡ. Chia theo khối và chừa chỗ đệm sẽ bền hơn.

4 bước lập thời gian biểu trong 20 phút

Bạn cần một tờ giấy hoặc tệp Excel. Thời gian trong bảng là ước lượng để biết nên dừng ở đâu.

Bước 1: Ghi các khối cố định

Viết những gì không đổi được: giờ dậy và giờ nằm, đi lại, bữa ăn, họp lặp lại, đón con. Đây là khung xương; phần còn lại mới là thời gian để bạn sắp. Nếu chưa chốt được giờ nằm, bài thói quen ngủ đúng giờ gợi ý chốt giờ dậy trước.

Bước 2: Đặt việc nặng vào giờ đỉnh

Việc nặng là việc cần nghĩ nhiều, ví dụ viết đề xuất hoặc học điều mới. Mỗi người có giờ đỉnh khác nhau, và bài quản trị năng lượng bản thân hướng dẫn tìm giờ đó bằng bản đồ 3 ngày. Hãy chọn MỘT việc nặng cho khối này; bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày giúp bạn chọn đúng.

Bước 3: Chừa khoảng đệm

Theo Wikipedia, ngụy biện lập kế hoạch là xu hướng đánh giá thấp thời gian một việc sắp tới sẽ tốn, kể cả khi những việc tương tự trước đó đã trễ. Do đó mình gợi ý chừa ít nhất khoảng một giờ đệm trong ngày làm 8 đến 9 tiếng. Con số này là gợi ý, bạn chỉnh theo mức phát sinh của công việc.

Wikipedia cũng nêu cách chia việc thành các phần nhỏ rồi ước lượng từng phần. Tuy nhiên, trang ghi cách này tốn nhiều công sức nên khó dùng mỗi ngày, vì vậy khoảng đệm là cách nhẹ hơn.

Bước 4: Hẹn giờ xem lại

Dành 5 phút cuối ngày để nhìn khối nào lệch và vì sao, rồi 10 phút cuối tuần để chỉnh cho tuần sau. Thời gian biểu không cần đúng ngay lần đầu, nó cần được sửa đều.

Mẫu thời gian biểu 1 ngày làm việc

Bảng dưới là ví dụ giả định cho người làm từ 8 giờ đến 17 giờ, tổng 540 phút. Bạn đổi giờ cho hợp với mình.

Nếu không có việc phát sinh, bạn dùng khoảng đệm 14:30 đến 15:30 để dọn việc nhẹ hoặc đi bộ ngắn. Cách đặt khối vào lịch cả ngày có thêm ở bài time blocking.

Mẫu thời gian biểu 1 tuần

Bảng dưới cũng là ví dụ giả định. Mỗi ngày chỉ có một việc nặng ở khối giờ đỉnh, còn các khối khác giữ nguyên như bảng 1 ngày.

Muốn một tờ giấy cho cả tuần, bài mẫu kế hoạch tuần cho bản thân và bài lập kế hoạch tuần có cách điền từng bước.

Ba kiểu công việc, ba cách chỉnh

Bảng dưới là gợi ý của mình, bạn chỉnh theo công việc thật.

Nếu việc đột xuất liên tục phá lịch, bạn có thể đọc thêm bài cách quản lý thời gian hiệu quả cho người bận.

Thử lập thời gian biểu trong 7 ngày

Làm trong ZH Hiệu Suất

Bạn vừa làm xong bài tập này. Muốn giữ nhịp mỗi ngày mà không phải dựng bảng từ đầu, bạn có thể mở Hôm nay của tôi: miễn phí, dữ liệu lưu trên máy bạn. Mỗi ngày dưới 3 phút, gồm 3 việc quan trọng, một chỉ số tự chấm từ 1 đến 5, một dòng nhật ký và bảy chấm của tuần. Việc nặng của khối giờ đỉnh có thể là việc đầu tiên trong ba việc.

Khi muốn mọi thứ nằm sẵn một chỗ

ZH Hiệu Suất có tab Hôm nay với khung "Việc quan trọng hôm nay" cho một đến ba việc và thanh tiến độ ngày. Tab Siêu Tập Trung có đồng hồ Pomodoro 25 hoặc 45 phút, rất vừa với khối việc nặng ở trên.

Thuộc gói nào, thử thế nào

Các phần này thuộc gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá. ZH cho dùng thử 7 ngày, mỗi tài khoản một lần, với quyền gói Tiêu chuẩn và không cần nhập thẻ. Hết 7 ngày, tài khoản tự về gói Miễn phí, dữ liệu vẫn được giữ. Một tờ giấy hoặc tệp Excel ở trên cũng làm được cùng việc.

Muốn có người chỉ cách dựng thời gian biểu này trên ZH, bạn có thể đặt buổi Làm quen 20 phút. Còn nếu đang phân vân giữa giấy và ứng dụng, bài sổ tay hay ứng dụng so theo từng loại công cụ.

Câu hỏi thường gặp

Thời gian biểu cho người đi làm nên chi tiết đến đâu?

Nên chia theo khối từ 60 đến 120 phút, không cần từng 15 phút, trừ khối việc nặng. Chia quá nhỏ thì chỉ một việc phát sinh cũng làm cả bảng lệch.

Nên lập thời gian biểu theo giờ hay theo khối?

Theo khối. Mỗi khối có một loại việc (nặng, cần người, vừa, nhẹ, đệm) thay vì một việc cụ thể, nên bạn dễ dời khi lịch đổi. Bài time blocking nói rõ cách làm.

Việc đột xuất hay phá lịch thì sao?

Hãy dùng khoảng đệm trước, và dời đúng một thứ thay vì làm lại cả bảng. Wikipedia ghi một hệ thống làm việc cần chừa chỗ cho việc ngoài dự kiến, nên khoảng đệm là một phần của lịch, không phải thời gian lãng phí.

Có nên lên thời gian biểu cho cả cuối tuần?

Không bắt buộc. Bạn có thể chỉ giữ vài khối cố định như giờ dậy, giờ nằm và một khối nghỉ. Phần còn lại để trống cũng là một lựa chọn hợp lệ.

Dùng giấy, Excel hay ứng dụng?

Công cụ nào bạn mở ra mỗi ngày là công cụ tốt. Một tờ giấy đủ để bắt đầu, còn bảng Excel hợp khi bạn hay chỉnh giờ. Bài cách quản lý thời gian có thêm cách chọn việc.