Ghi chép thu chi cá nhân: 10 phút mỗi tuần

Cuối tháng nhìn lại tài khoản và tự hỏi tiền đã đi đâu hết. Cảm giác này rất quen, và hầu hết người ta không giải quyết nó bằng ý chí mà bằng một thói quen nhỏ: ghi lại.

Bài này hướng dẫn cách ghi chép thu chi cá nhân trong 10 phút mỗi tuần. Bạn có thể làm bằng sổ tay, bảng tính hoặc công cụ tài chính nào bạn thích. Nếu chọn bảng tính, xem mẫu trong bài quản lý chi tiêu cá nhân bằng Google Sheet.

Ghi chép thu chi cá nhân để làm gì?

Mục đích chính là có một bức tranh rõ ràng về ba thứ: tiền vào, tiền ra, và tiền còn lại. Khi nhìn thấy, bạn mới chỉnh được. Không ghi thì mọi nhận định về tiền chỉ là cảm giác.

Ghi chép không có nghĩa là tiết kiệm bằng mọi giá. Nó chỉ giúp bạn quyết định có ý thức: khoản nào bạn thấy xứng đáng, khoản nào trôi đi mà không biết.

Đây cũng là một việc ở mảng Tài chính trong 5 chỉ số cuộc đời. Câu tự soi trong Chấm nhanh là: "Tôi biết mỗi tháng mình thu và chi khoảng bao nhiêu." Nếu bạn chưa trả lời được câu này thì ghi chép là bước đầu hợp lý.

Chuẩn bị một lần, khoảng 15 phút

1. Chọn nơi ghi. Một cuốn sổ, một bảng tính, hoặc ZH Tài Chính. Điều quan trọng là bạn chỉ dùng một nơi.
2. Chọn nhóm chi. Khoảng 6 đến 8 nhóm là vừa, ví dụ: nhà ở, ăn uống, đi lại, hoá đơn, gia đình, học tập, giải trí, khác. Bạn có thể đổi tên cho hợp với mình.
3. Biết mình lấy dữ liệu từ đâu. Tin nhắn biến động số dư của ngân hàng, lịch sử ví điện tử, hoá đơn, và những khoản tiền mặt bạn nhớ lại.

Thói quen 10 phút mỗi tuần

Chọn một giờ cố định, ví dụ tối Chủ nhật, và làm theo bốn bước:

Bước 4 là phần quan trọng nhất. Nếu bạn ghi mà không nhìn, việc ghi chép sẽ thành việc nặng nhọc mà không đem lại gì.

Ví dụ minh hoạ: một tháng với số giả định

Con số dưới đây là giả định để bạn hình dung cách đọc, không phải mức chuẩn cho ai. Giả sử tháng này bạn cộng bốn bản ghi tuần lại:

Giả sử tổng tiền vào tháng này là 15.000.000 đồng. Vậy chênh lệch là 15.000.000 trừ 9.800.000, còn 5.200.000 đồng.

Cách đọc bảng này: nhóm nào lớn nhất, nhóm nào làm bạn bất ngờ, và so với tháng trước nhóm nào tăng. Bạn không cần cắt mọi thứ. Chỉ cần chọn một nhóm, ví dụ ăn uống ngoài, và thử chỉnh nhẹ trong tháng sau.

Quy tắc 50/30/20 có cần dùng không?

Một cách chia hay được nhắc là 50/30/20: khoảng 50% cho nhu cầu thiết yếu, 30% cho mong muốn, 20% cho tiết kiệm hoặc trả nợ. Cách chia này được Elizabeth Warren và Amelia Warren Tyagi phổ biến trong cuốn sách All Your Worth.

Bạn không cần áp dụng ngay. Hãy ghi chép vài tuần trước để biết hiện trạng của mình. Sau đó có thể dùng quy tắc 50/30/20 như một mốc tham khảo, chứ không phải điểm số phải đạt, vì hoàn cảnh mỗi người khác nhau. ZH Tài Chính có sẵn khung hũ 50/30/20 nếu bạn muốn thử.

Ghi chép thu chi trong ZH Tài Chính

Phần ZH Tài Chính chia theo ba chữ Kiếm, Giữ, Nhân: ghi thu chi, tiền mặt và tài khoản để biết tiền đi đâu. Khi đã ghi đều vài tháng, bạn có thể tính thêm tài sản ròng để thấy bức tranh tổng. Còn nếu muốn biến số đã ghi thành hạn mức cho từng nhóm, xem bài cách quản lý chi tiêu cá nhân. Số tiền thu chi mặc định không chia sẻ cho ai khác. Phần này thuộc gói Tiêu chuẩn, bạn xem chi tiết ở bảng giá.

Nếu bạn chưa muốn dùng công cụ, cứ bắt đầu bằng giấy bút. Công cụ chỉ là chỗ để ghi, thói quen mới là phần quan trọng.

Năm lỗi hay gặp

1. Chia quá nhiều nhóm. Mười lăm nhóm chi khiến việc gán nhóm mỗi giao dịch thành việc nhọc. Hãy gom về 6 đến 8 nhóm.
2. Bỏ một tuần rồi bỏ luôn. Nếu lỡ quên, hãy dành 10 phút gom lại một lần thay vì tự trách và dừng hẳn.
3. Quên tiền mặt. Tiền mặt là chỗ dễ thất thoát nhất vì không có tin nhắn. Hãy ước lượng và ghi vào một dòng riêng.
4. Dùng ghi chép để trách mình. Con số chỉ cho biết điều đang xảy ra. Hãy dùng nó để chỉnh, chưa phải để phán xét.
5. Trộn tiền cá nhân với tiền kinh doanh. Nếu bạn có kinh doanh nhỏ, hãy tách thành hai bản ghi. Nếu tiền về lúc cao lúc thấp, xem thêm lập ngân sách khi tiền về không đều. Còn với khoản chi theo mùa như Tết, xem lập ngân sách Tết.

Khi đã có tổng chi mỗi tháng, bước tiếp theo hợp lý là biết mình cần để dành bao nhiêu cho việc bất ngờ. Bạn xem bài quỹ dự phòng là gì.

Câu hỏi thường gặp

Nên ghi mỗi ngày hay mỗi tuần?

Mỗi tuần là đủ để bắt đầu. Nếu bạn thích ghi mỗi ngày thì dành 1 phút sau khi trả tiền, giống một việc nhỏ theo kiểu Kaizen. Quan trọng là bạn giữ được đều, không phải ghi nhiều.

Khoản chi nhỏ có cần ghi không?

Bạn có thể gom các khoản nhỏ vào nhóm "Khác". Nếu nhóm này lớn dần thì mới cần tách ra xem chi tiết.

Có thể đo việc ghi chép bằng KPI không?

Có. Một KPI đơn giản là số tuần liên tiếp bạn ghi chép đủ 10 phút. Đây là chỉ số hành động bạn tự kiểm soát được.

Đây có phải tư vấn tài chính không?

Bài này không phải tư vấn tài chính. Nội dung chỉ hướng dẫn thói quen ghi chép để bạn tự theo dõi. Các quyết định về đầu tư, vay mượn hay thuế cần được trao đổi với chuyên gia tài chính hoặc kế toán có chứng chỉ.