KPI là gì? KPI cá nhân khác OKR thế nào

Bạn làm việc cả ngày, danh sách việc dài, nhưng cuối tuần vẫn không biết mình làm tốt hay chưa. Cảm giác "hình như cũng ổn" không giúp bạn chỉnh được gì, nhưng một con số rõ ràng thì có.

KPI là gì và dùng cho bản thân thế nào? Bài này giải thích KPI bằng ví dụ đời thường, cách chọn KPI cá nhân trong 4 bước, và điểm khác nhau giữa KPI với OKR.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, tiếng Việt hay gọi là chỉ số đo hiệu suất chính. Hiểu đơn giản: KPI là một con số cho bạn biết một việc đang tốt hay chưa. Khái niệm này quen thuộc trong quản lý doanh nghiệp, và bạn có thể mượn nó để theo dõi chính mình (tham khảo thêm).

Cụ thể, một KPI dùng được thường có bốn đặc điểm:

• Đếm được. Có đơn vị rõ ràng như cuộc gọi, giờ, buổi, ngày.
• Gắn với một việc bạn muốn tốt lên. Con số không gắn với việc nào thì chỉ là con số trang trí.
• Bạn tự tác động được. Nếu kết quả phụ thuộc phần lớn vào người khác, bạn khó chỉnh.
• Có mốc để so. Tuần trước, tháng trước, hoặc mức bạn đặt ra.

Một vài ví dụ để bạn hình dung. Đây là gợi ý tham khảo, không phải chuẩn:

KPI cá nhân khác KPI ở công ty thế nào?

Ở công ty, KPI thường do cấp trên hoặc phòng ban đặt ra, và hay gắn với đánh giá công việc. Với cá nhân, bạn là người chọn và là người đọc kết quả. Vì vậy KPI cá nhân nên nhẹ hơn: ít con số hơn, ghi nhanh hơn, và không dùng để chấm điểm giá trị của bạn.

Hãy xem KPI như cái đồng hồ trên bảng điều khiển. Nếu đồng hồ báo thấp, bạn biết cần chú ý, chứ nó không nói bạn là người thế nào.

KPI và OKR khác nhau thế nào?

Hai khái niệm này hay bị nhầm vì cùng nói về mục tiêu và con số. Điểm khác nằm ở câu hỏi mỗi thứ trả lời:

Cách dùng chung khá tự nhiên. OKR cá nhân cho bạn hướng đi trong 90 ngày. KPI là con số bạn nhìn mỗi tuần để biết mình có đang đi đúng nhịp không. Nhiều khi một kết quả đo được trong OKR chính là một KPI được đặt thêm mốc.

Hai loại KPI: chỉ số kết quả và chỉ số hành động

• Chỉ số kết quả cho biết bạn đã đạt gì: doanh thu tháng, cân nặng, số khách mới. Loại này quan trọng nhưng đến chậm, và bạn khó chỉnh trực tiếp trong một ngày.
• Chỉ số hành động đo việc bạn làm: số cuộc gọi, số buổi tập, số ngày ghi chép. Loại này đến nhanh, và bạn tự kiểm soát được.

Nếu mới bắt đầu, hãy chọn chỉ số hành động. Lý do đơn giản: hôm nay bạn không ép được kết quả, nhưng bạn làm được hành động.

Với sức khoẻ và tiền bạc, hãy xem KPI chỉ là cách theo dõi thói quen của mình. Nó không thay thế bác sĩ và không phải tư vấn tài chính.

Cách chọn KPI cá nhân trong 4 bước

1. Chọn một mảng. Nếu chưa biết mảng nào đang thấp nhất, làm Chấm nhanh hoặc đọc bài 5 chỉ số cuộc đời, hay vẽ bánh xe cuộc đời nếu muốn nhìn kỹ hơn.
2. Viết việc muốn tốt lên bằng một câu. Ví dụ: "Tôi muốn ngủ đều hơn."
3. Chọn một con số đếm được cho việc đó, ưu tiên chỉ số hành động. Cách viết rõ con số và mốc ngày xem ở bài mục tiêu SMART. Ví dụ: số đêm đi ngủ trước 23 giờ trong tuần.
4. Đặt mốc tuần đầu thấp. Lấy mức hiện tại cộng thêm một chút. Nếu hiện tại bạn tập 1 buổi mỗi tuần, mốc hợp lý là 2 buổi, chưa phải 5.

Sau đó ghi con số mỗi ngày hoặc cuối tuần, và xem lại vào một giờ cố định, ví dụ tối Chủ nhật. Cách làm trọn vẹn trong 20 phút nằm ở bài lập kế hoạch tuần.

Ví dụ KPI cho từng mảng trong 5 chỉ số cuộc đời

Trong ZH, phần ZH Hiệu Suất có mục KPI để bạn đặt con số và ghi theo ngày, thuộc gói Tiêu chuẩn (xem bảng giá). Bạn hoàn toàn có thể bắt đầu bằng giấy bút trước.

Năm lỗi hay gặp khi đặt KPI cá nhân

1. Đặt quá nhiều KPI. Lúc đầu chỉ cần 1 KPI cho mỗi mảng bạn đang chú ý, tối đa 3 KPI cùng lúc.
2. Chọn con số bạn không kiểm soát được. Số lượt thích hay số người theo dõi phụ thuộc người khác, khó biến thành hành động hằng ngày.
3. Đặt mốc quá cao ngay từ đầu. Mốc cao khiến bạn bỏ cuộc sau vài ngày. Mốc thấp mà làm đều thì còn nâng lên được.
4. Biến KPI thành thước đo giá trị bản thân. Một tuần chưa đạt mốc chỉ nói rằng tuần đó có gì đó cần chỉnh.
5. Ghi mà không xem lại. Con số chỉ có ích khi bạn đọc nó, vì vậy hãy đặt một giờ cố định mỗi tuần để xem.

Câu hỏi thường gặp

Có OKR rồi thì có cần KPI cá nhân không?

Không bắt buộc. Nếu OKR của bạn đã có kết quả đo được và bạn xem nó mỗi tuần, đó đã là một dạng KPI. KPI hữu ích khi bạn muốn theo dõi một thói quen hằng ngày mà OKR chưa nói tới.

Nên có bao nhiêu KPI cùng lúc?

Từ 1 đến 3 là đủ. Nhiều hơn thì việc ghi chép trở thành một việc nặng, và bạn dễ bỏ sau vài tuần.

KPI có dùng cho sức khoẻ và tiền bạc được không?

Được, ở mức thói quen: số giờ ngủ, số buổi vận động, số ngày ghi chi tiêu. Bài vận động mỗi ngày cho người bận cho một ví dụ về số buổi vận động. KPI chỉ giúp bạn tự theo dõi, không thay thế bác sĩ, và không phải tư vấn tài chính. Nếu có dấu hiệu bất thường về sức khoẻ, hãy đi khám.

Khi nào nên đổi KPI?

Khi việc đó đã thành nếp và bạn làm được mà không cần nhắc, hoặc khi mảng khác trở nên cần chú ý hơn. Một cách nhẹ nhàng để nhìn lại là viết một dòng mỗi ngày theo cách Kaizen: hôm nay mình làm tốt hơn hôm qua ở chỗ nào.