Notion hay Google Sheet: tự dựng hay app?

Bạn dành cả cuối tuần dựng một trang Notion: mười hai bảng liên kết nhau, biểu tượng đủ màu. Hai tuần sau, nửa số mục đã cũ, còn việc hôm nay vẫn nằm trong đầu. Câu hỏi notion hay google sheet nghe như chuyện sở thích, nhưng thật ra là chuyện giờ công: dựng mất bao lâu, giữ mất bao lâu, và có đáng không.

Bài này giúp bạn quyết định tự dựng hay dùng app có sẵn quy trình. Mình so sánh giấy, Google Sheet và Notion, kèm phép tính hoà vốn và năm câu hỏi tự chọn. Mình là người xây ZH (Zero To Hero), nên nói trước: nhiều trường hợp bạn không cần ZH.

Notion hay Google Sheet hay app: bốn cách khác nhau ở đâu?

Bảng dưới là so sánh định tính của mình. Gói và giới hạn có thể đổi; tại thời điểm viết, bạn nên xem lại trang chính thức của từng công cụ.

Theo Wikipedia, Notion là ứng dụng ghi chú có bảng kanban, wiki và cơ sở dữ liệu. Còn Google Sheets là bảng tính chạy trên web, cho nhiều người cùng sửa một tệp và mở được định dạng Excel như .xlsx.

Notion hay Google Sheet: khi nào hợp cái nào?

Google Sheet bắt đầu từ ô và con số, còn Notion bắt đầu từ trang và khối ghi chú. Vì vậy, khi phân vân notion hay google sheet, sổ chi tiêu nghiêng về Sheet. Còn quản lý công việc cá nhân bằng Notion hợp với ghi chú và tài liệu rải nhiều nơi. Dùng cả hai cũng được, miễn mỗi việc chỉ có một nơi ghi. Mẫu chi tiêu hai trang nằm ở bài quản lý chi tiêu cá nhân bằng Google Sheet.

Tự dựng thật sự tốn bao nhiêu giờ? Phép tính hoà vốn

Cuộc tranh luận Notion hay Google Sheet thường dừng ở tính năng; mình thêm giờ công.

Chi phí giờ công của cách tự dựng = (giờ dựng + giờ bảo trì cả năm) × giá trị một giờ của bạn.

Giá trị một giờ là con số bạn tự đặt, không phải lương chuẩn của ai.

Ví dụ giả định: 20 giờ so với gói Tiêu chuẩn

Giả sử bạn mất 8 giờ để dựng, rồi 1 giờ mỗi tháng để sửa và dọn, tức 12 giờ cả năm. Tổng là 20 giờ. Tại thời điểm viết (2/11/2026), gói Tiêu chuẩn của ZH giá 199.000đ/tháng, chưa gồm VAT; trả 1 năm là 1.990.000đ. Xem bảng giá để biết giá hiện tại.

Nếu một giờ của bạn đáng ít hơn mức hoà vốn, tự dựng rẻ hơn; đáng nhiều hơn thì app rẻ hơn. Chẳng hạn người A đặt 60.000đ mỗi giờ: 20 × 60.000 = 1.200.000đ, rẻ hơn gói năm 790.000đ. Người B đặt 150.000đ: 3.000.000đ, nên app rẻ hơn gói năm 1.010.000đ. Các con số chỉ là ví dụ giả định để bạn hình dung, không phải lời khuyên hay tư vấn tài chính.

Còn thiếu gì, và nhìn xa hơn một năm thì sao?

Con số trên chưa tính giờ làm quen với app. Nếu mất thêm 2 giờ, chênh còn 18 giờ và mức hoà vốn gói năm lên khoảng 110.600đ.

Sang năm hai, tự dựng chỉ còn 12 giờ bảo trì, trong khi app vẫn tính đủ năm. So với gói tháng, tự dựng bắt đầu rẻ hơn sau khoảng 3,5 tháng nếu giờ của bạn đáng 60.000đ, và sau khoảng 24,5 tháng nếu đáng 150.000đ. Tệp Bảng tính giờ công: tự dựng hay dùng app (Excel) tính sẵn các số này và mở được bằng Google Sheet. Còn nếu bạn thích dựng, giờ dựng cũng là niềm vui chứ không chỉ là chi phí.

Hệ thống tự dựng hay hỏng ở đâu (và app có sẵn cũng vậy)?

Giờ công chỉ là nửa câu chuyện; nửa còn lại là hệ thống có sống qua tháng thứ hai không. Có năm chỗ hay hỏng:

1. Mất công trang trí. Buổi dựng trôi vào màu sắc, chưa ghi việc thật nào. Hãy ghi ba việc thật trước.
2. Quá nhiều cột. Mỗi cột thêm là một ô phải điền mỗi ngày, nên bạn bắt đầu với ba cột.
3. Cập nhật thủ công. Lúc bận, bảng cũ đi mà không ai nhắc. Một khung 15 phút mỗi tuần, như bài weekly review là gì, giữ bảng còn sống.
4. Không có thói quen mở. Hãy gắn việc mở với một giờ cố định.
5. App cũng bỏ dở. Cài xong mà chưa thấy giá trị thì nó thành biểu tượng thừa. Hãy dùng thử có mốc theo bài dùng thử app 7 ngày.

Việc lặp lại đều, như nhìn lại tuần hay theo dõi chi tiêu, đáng có công cụ nhất. Bài chi tiêu hợp lý với lương 10 triệu là một ví dụ.

Năm câu hỏi để tự chọn: giấy, Sheet, Notion hay app?

Trả lời "có" hoặc "không" để chọn giữa Notion hay Google Sheet hay app.

Đa số "có" rơi vào hướng nào thì thử hướng đó. Nếu chia đều, hãy bắt đầu bằng giấy hoặc một bảng Sheet trong một tuần, vì đổi ý ở đó rẻ nhất. Bài sổ tay hay ứng dụng và bài app miễn phí hay trả phí đi sâu thêm.

ZH hợp ai và không hợp ai?

ZH là ứng dụng web tự quản trị bản thân, tức một app quản lý bản thân có sẵn quy trình.

Bạn có thể hợp ZH nếu

• Muốn quy trình có sẵn như KPI, Siêu Tập Trung, Kaizen, ngân sách theo danh mục và hũ 50/30/20.
• Không rành kỹ thuật, hoặc đã tự dựng một hệ thống rồi bỏ dở và cần khung để bắt đầu lại.

Bạn chưa hợp ZH nếu

• Thích tự thiết kế từng chi tiết: Notion hoặc Sheet cho bạn nhiều tự do hơn.
• Chỉ ghi vài việc mỗi ngày: một tờ giấy là đủ.
• Muốn giao dịch tự đồng bộ từ ngân hàng: ZH Tài Chính do bạn tự nhập, kể cả ô Nhập nhanh.
• Làm việc chung với gia đình hay nhóm: ZH là công cụ cá nhân, dữ liệu theo tài khoản một người.
• Cần xem Hôm nay của tôi trên nhiều máy: phần này lưu trên máy đang dùng.

Hôm nay của tôi miễn phí. KPI, Siêu Tập Trung, Kaizen, bảng tick thói quen tuần, Chuỗi ngày và ZH Tài Chính thuộc gói Tiêu chuẩn.

Nếu chưa muốn dùng ZH: bộ tối thiểu miễn phí

Notion hay Google Sheet hay giấy đều tốt khi việc của bạn ít và bạn thích tự dựng. Với người mới, ba trang là đủ:

1. Việc hôm nay: ba dòng trên giấy hoặc một trang Notion.
2. Bảng thói quen tuần: mỗi thói quen một hàng, bảy cột cho bảy ngày, kẻ theo bài habit tracker là gì.
3. Sổ chi tiêu: mỗi khoản một dòng, dùng mẫu nhắc ở trên.

Dùng thử ZH 7 ngày không cần thẻ: làm gì để biết có hợp?

Đừng vội trả trước. ZH cho dùng thử 7 ngày với quyền gói Tiêu chuẩn, không cần nhập thẻ, mỗi tài khoản một lần. Hết 7 ngày, tài khoản tự về gói Miễn phí. Cách bắt đầu: tạo tài khoản miễn phí, vào trang Mua gói rồi bấm "Dùng thử 7 ngày".

ZH không trừ tiền tự động. Nếu đã trả, ZH hoàn 100% trong 7 ngày kể từ ngày thanh toán khi tài khoản đã dùng không quá 5 ngày, xem trang hoàn tiền. Muốn hỏi trước, bạn đặt buổi Làm quen 20 phút.

Câu hỏi thường gặp

Notion hay Google Sheet, tự dựng có rẻ hơn dùng app không?

Còn tuỳ giá trị một giờ của bạn. Trong ví dụ của bài, mức hoà vốn khoảng 99.500đ mỗi giờ với gói trả 1 năm: thấp hơn thì tự dựng rẻ hơn, cao hơn thì app rẻ hơn.

Notion có đáng dùng không?

Đáng nếu bạn thích thiết kế hệ thống và có ghi chú rải nhiều nơi. Chưa chắc đáng nếu chỉ cần danh sách việc ngắn, vì buổi dựng có thể lớn hơn lợi ích.

Chuyển từ Notion hoặc Google Sheet sang app khác thì dữ liệu cũ xử lý thế nào?

Chỉ chuyển phần còn sống, như việc đang làm và vài tháng chi tiêu gần nhất, rồi giữ bảng cũ để tra. Với ZH, giao dịch do bạn tự nhập. Chiều ngược lại dễ hơn: ZH Tài Chính có Sao lưu, Khôi phục bằng tệp .json và xuất CSV bảng Kiếm–Giữ–Nhân, mở được bằng Excel hoặc Google Sheet.

ZH có thay được Notion không?

Một phần. ZH có khung sẵn cho việc hôm nay, KPI, thói quen và chi tiêu cá nhân. Nó không phải trang trắng để tự thiết kế và không dùng chung cho nhóm, nên ai cần tuỳ biến sâu hợp Notion hơn.

Dùng thử ZH 7 ngày có bị trừ tiền không?

Không. Dùng thử không cần nhập thẻ và không có khoản nào bị trừ tự động. Hết 7 ngày, tài khoản tự về gói Miễn phí.