Weekly review là gì? Mẫu 15 phút cuối tuần

Chiều thứ Sáu, bạn thử kể lại tuần vừa qua và thấy khó: cả tuần bận rộn, nhưng nói ra được mình đã xong việc gì thì chẳng được mấy. Sáng thứ Hai bạn lại lập kế hoạch mới trên đúng những ước tính cũ. Weekly review là gì? Đó là 15 phút nhìn lại tuần để tuần sau không lặp lại y nguyên.

Dưới đây là bốn bước làm trong 15 phút, năm câu hỏi, ví dụ điền sẵn có con số, cách xử lý tuần tệ và bài tập 7 ngày.

Weekly review là gì, và khác lập kế hoạch tuần ở đâu?

Weekly review là buổi nhìn lại tuần vừa qua, làm đều mỗi tuần một lần: bạn xem mình đã làm gì và vướng ở đâu, rồi mới quyết định tuần sau làm gì. Theo Wikipedia, trong hệ thống Getting Things Done, David Allen khuyên đặt lịch cho một buổi review hằng tuần. Trang này không nêu số bước hay số phút, nên bản 15 phút trong bài là cách rút gọn của mình.

Thứ tự rất quan trọng: nhìn lại trước, lên kế hoạch sau. Nếu làm ngược lại, tuần mới sẽ được xếp trên đúng những ước tính của tuần cũ.

Bài lập kế hoạch tuần và bài mẫu kế hoạch tuần cho bản thân nói kỹ phần nhìn tới. Bài này lo phần nhìn lại.

Còn weekly review meeting của nhóm thì sao?

Đó là cuộc họp để nhiều người báo cáo tiến độ, một việc khác. Nếu cần họp nhóm, ba câu thường đủ: tuần qua đã xong gì, đang kẹt ở đâu, tuần tới làm gì.

Làm weekly review trong 15 phút: 4 bước

Bạn cần một tờ giấy, lịch tuần vừa qua và một chỗ ngồi yên. Thời gian trong bảng chỉ là ước lượng.

Buổi đầu có thể mất 25 phút, và điều đó bình thường. Tuần quá bận thì làm bản 5 phút, chỉ trả lời câu 1, 2 và 5. Cuối tháng thì làm bản 30 phút, thêm bước dọn danh sách cũ và đối chiếu mục tiêu 90 ngày.

5 câu hỏi tổng kết tuần nên đặt cho mình

Mỗi câu chỉ cần một dòng ghi, để tuần sau có cái đối chiếu.

Về câu 3, theo Wikipedia, ngụy biện lập kế hoạch là xu hướng ước tính thời gian lạc quan hơn so với những việc tương tự đã làm trước đó, và một cách chỉnh là dựa vào kết quả thực tế của các việc ấy. Trang này không nói về ghi chép; đó là gợi ý của mình: mỗi tuần một dòng ở câu 3 là cách gom kết quả thực tế.

Phần "đổi MỘT điều" ở câu 5 là tinh thần của Kaizen: sửa nhỏ rồi xem lại, và bước xem lại cuối tuần có thể chính là buổi review này.

Ví dụ điền sẵn: cùng một tuần, ba người khác nhau

Các ví dụ dưới đây đều là giả định. Người đầu tiên là nhân viên văn phòng, mỗi ngày đặt 3 việc quan trọng, vì vậy 5 ngày có 15 ô. Ô xong ghi ✓, chưa xong ghi –.

Cộng lại: 2 + 1 + 3 + 1 + 2 = 9 ô trên 15 ô, tức 60%. Con số này không để chấm điểm, mà để hỏi vì sao thứ Tư xong cả ba việc còn thứ Năm chỉ xong một. Năm dòng ghi dưới đây trả lời câu đó.

Chủ cửa hàng nhỏ được 10 trên 15 ô, thấy ngày nhập hàng không còn giờ trả lời khách, nên chia hai khung trả lời cố định. Người làm tự do được 7 trên 15 ô, thấy việc viết đề xuất luôn bị đẩy sang cuối tuần, nên đặt nó vào sáng thứ Hai. Cả ba chỉ đổi một điều, vì đổi nhiều thứ cùng lúc thì khó biết điều nào có tác dụng.

Tuần làm không được gì thì review thế nào?

Review không phải phiên toà. Mục đích là lấy thông tin để chỉnh tuần sau, không phải chấm điểm bản thân. Tuần chỉ xong 3 trên 15 ô vẫn cho bạn dữ liệu. Với tuần như vậy, hãy dùng bản 5 phút và hỏi ba câu:

1. Điều gì chen vào nhiều nhất?
2. Có việc nào, dù nhỏ, vẫn xong và đáng giữ?
3. Việc nhỏ nhất mình làm được sáng thứ Hai là gì?

Còn nếu bạn lỡ cả buổi review? Hãy dùng ý của quy tắc hai ngày: lỡ một tuần không sao, nhưng đừng lỡ hai tuần liền.

5 chỗ weekly review hay hỏng và cách sửa

Ghi weekly review ở đâu: giấy, bảng tính hay ứng dụng?

Công cụ nào bạn mở ra đều đặn mỗi tuần là công cụ tốt. Giấy hợp khi bạn thích viết tay, bảng tính hợp khi muốn xem nhiều tuần cạnh nhau, ứng dụng hợp khi cần nhắc giờ. Bài Notion, Google Sheet hay app giúp bạn chọn.

Mình làm sẵn phiếu tổng kết tuần 15 phút (PDF), một trang A4 điền tay: 5 câu hỏi, bảng điểm 15 ô, việc chuyển sang tuần sau, 1 đến 3 việc quan trọng và một khối giờ để chặn. Tải miễn phí, không cần tài khoản.

Giữ nhịp weekly review trong ZH

Weekly review không cần ZH, nhưng ZH có vài thứ nhỏ khớp với từng bước.

Chấm nhanh miễn phí, 10 câu, khoảng 2 phút, không cần tài khoản. Kết quả cho điểm 5 chỉ số và chỉ số thấp nhất, giúp bạn chọn mảng cho việc tuần tới. Đó chỉ là điểm tham khảo, không phải chẩn đoán.

Hôm nay của tôi cũng miễn phí (tạo tài khoản miễn phí nếu chưa có): dưới 3 phút mỗi ngày với 3 việc quan trọng, 1 chỉ số tự chấm và 1 dòng nhật ký. Phần "Tuần này" hiện 7 ngày, ✓ là đã làm, – là chưa làm, nên cuối tuần bạn thấy ngay mình làm được mấy ngày. Dữ liệu lưu trên máy đang dùng, không đồng bộ sang thiết bị khác.

Bảng tick thói quen theo tuần và Chuỗi ngày thuộc ZH Hiệu Suất, từ gói Tiêu chuẩn, có dùng thử 7 ngày không cần nhập thẻ (xem bảng giá). ZH là công cụ cá nhân nên không thay cho họp nhóm. Muốn có người chỉ cách dựng nhịp này, hãy đặt buổi Làm quen 20 phút.

Câu hỏi thường gặp

Weekly review nên làm vào lúc nào trong tuần?

Chọn lúc bạn chưa mệt và ít bị ngắt: chiều thứ Sáu để khép tuần gọn, hoặc tối Chủ nhật để vào tuần mới có sẵn việc đầu tiên. Không có giờ chuẩn, điều quan trọng là cố định.

Weekly review mất bao lâu?

Bản chuẩn 15 phút, bản gọn 5 phút, bản đầy đủ 30 phút. Đây là gợi ý của mình, không phải mốc chuẩn. Nếu thường xuyên vượt 30 phút, hãy cắt bớt câu hỏi.

Weekly review khác tổng kết cuối năm và review tháng thế nào?

Khác ở tầm nhìn. Weekly review chỉ vài dòng về 7 ngày; review tháng, nếu bạn làm, thêm việc đối chiếu mục tiêu 90 ngày; tổng kết cuối năm cho bản thân mất khoảng 45 phút và nhìn cả năm. Nếu mỗi tuần bạn có một ghi chú ngắn, cuối năm chỉ còn là đọc lại.

Làm weekly review bằng giấy hay ứng dụng?

Cách nào bạn mở ra đều đặn thì cách đó đúng. Bạn có thể bắt đầu bằng phiếu giấy vài tuần, vì giấy là cách rẻ nhất để đổi ý.

Bỏ lỡ một tuần thì sao?

Không sao. Tuần sau làm bản 5 phút rồi quay lại bản 15 phút, chỉ cần tránh lỡ hai tuần liền vì việc dở sẽ chất lại.