Multitasking là gì? Phép thử 5 phút tự đo

Bạn đang soạn dở một email quan trọng thì điện thoại rung. Bạn trả lời nhanh một tin, quay lại màn hình và phải đọc lại ba dòng để nhớ mình viết đến đâu. Nhiều người gọi đó là multitasking, nhưng multitasking là gì và nó có thật sự giúp bạn nhanh hơn không?

Bài này trả lời multitasking là gì trong vài câu. Sau đó bạn có phép thử 5 phút để tự đo cái giá của việc chuyển việc, thay vì tin thêm con số của người khác. Cuối bài là cách đếm điều hay ngắt bạn, 4 cách bớt bị ngắt, cách nói về kỹ năng multitasking khi xin việc và bài tập 7 ngày.

Multitasking là gì?

Multitasking, tiếng Việt thường gọi là đa nhiệm, là làm nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian, ví dụ vừa nghe điện thoại vừa gõ email. Câu hỏi đáng hỏi hơn là bộ não làm hai việc cùng lúc thật, hay chỉ chuyển qua lại rất nhanh.

Theo Wikipedia, multitasking ở người có hai dạng: chuyển đổi tác vụ (task switching), tức dời chú ý từ việc này sang việc khác, và làm song song (dual tasking), tức chia chú ý cho nhiều việc cùng lúc.

Bản tin ngày 16/4/2024 của Đại học Wake Forest nói rõ hơn. Giáo sư tâm lý Anthony Sali cho rằng làm thật sự cùng lúc hai việc là điều khó xảy ra, nhiều khả năng não đang chuyển qua lại. Mỗi lần chuyển, não cần thời gian để tập trung lại, và bản tin gọi khoảng đó là chi phí chuyển đổi (switch cost).

Vậy multitasking là gì với việc cần nghĩ? Nhiều khả năng là chuyển việc liên tục, mỗi lần tốn một khoản nhỏ mà mức cụ thể tuỳ từng người.

Multitasking có hại không? Việc nào ghép được, việc nào không

Câu trả lời ngắn là tuỳ hai việc là gì. Bản tin Wake Forest nêu rằng người ta sẵn sàng chuyển việc hơn khi việc chuyển có ích, ví dụ vừa nấu ăn vừa để mắt tới trẻ nhỏ. Wikipedia ghi thêm rằng một số cặp việc cản nhau ít hơn vì dùng loại thông tin giác quan và kiểu phản hồi khác nhau.

Bảng dưới là cách phân loại của mình, không phải quy tắc khoa học, nên bạn chỉnh theo việc của bạn.

Cột trái có một việc đã quen tay, gần như không cần nghĩ. Còn ở cột phải, cả hai việc đều cần đầu óc nên chúng giành nhau một chỗ.

Phép thử 5 phút: tự đo cái giá của việc chuyển việc

Bạn cần giấy, bút và đồng hồ bấm giờ. Cả phép thử mất khoảng 5 phút.

1. Chia tờ giấy thành hai khung, A và B.
2. Lần A: bấm giờ, viết A đến Z rồi 1 đến 26, dừng đồng hồ và ghi số giây.
3. Lần B: nghỉ một phút, bấm giờ, viết xen kẽ A-1-B-2-C-3 đến Z-26, dừng đồng hồ và ghi số giây.
4. Đếm lỗi mỗi lần, lấy B trừ A để ra chênh lệch, rồi chia cho A để ra phần trăm.

Cả hai lần đều có 52 ký hiệu. Lần A chuyển từ chữ sang số một lần, còn lần B phải chuyển 51 lần. Bạn có thể in phiếu đo multitasking 5 phút (PDF), có sẵn hai khung và dòng tính.

Ví dụ giả định, chỉ để minh hoạ: lần A mất 38 giây, lần B mất 71 giây. Chênh lệch là 71 − 38 = 33 giây, và 33 ÷ 38 ≈ 87%, tức lần B chậm hơn khoảng 87%. Đây là việc đơn giản, đo một người trong vài phút, nên không đại diện cho ai khác. Sau phép thử, multitasking là gì không còn chỉ là một định nghĩa mà là con số của bạn, tính bằng giây.

Từ giây sang phút: multitasking lấy của bạn bao nhiêu mỗi buổi?

Ở ví dụ phép thử, 33 giây chia cho khoảng 50 lần chuyển thêm là chưa đến một giây mỗi lần. Việc ngoài đời có thể nặng hơn, vì đang viết dở mà trả lời tin nhắn thì bạn phải đọc lại để nhớ mình định nói gì. Vì vậy mình lấy 30 giây mỗi lần làm số giả định cho bảng dưới, và bạn thay bằng số của mình.

Đây là phép tính minh hoạ, không phải số đo thật ngoài đời. Nó cho thấy các lần ngắt nhỏ cộng lại thành một khoảng đáng kể.

Điều gì hay ngắt bạn? Đếm một buổi sáng

Muốn biết multitasking là gì trong ngày của riêng bạn, hãy đếm một buổi sáng. Chia buổi sáng thành ba khung, rồi chấm một vạch mỗi lần bị ngắt hoặc tự chuyển việc.

Mở điện thoại cũng là một lần chuyển việc, nên nếu cột đầu dày nhất, bài digital detox là gì có cách đo thời gian dùng điện thoại và giảm từng bước. Còn nếu cột "tự chuyển" dày nhất, thói quen của bạn mới là thủ phạm, và thói quen thì chỉnh được.

Bốn cách làm ít bị ngắt hơn

Sau khi đo, bạn đã biết multitasking là gì trong ngày của mình, nên bước tiếp theo là giảm số lần chuyển.

1. Gom việc cùng loại

Chọn hai hoặc ba khung cố định để trả lời tin nhắn, mỗi khung 15 đến 20 phút. Việc cùng loại làm liền nhau thì bạn đỡ phải đổi kiểu suy nghĩ.

2. Một việc trong 25 phút

Chọn một việc, hẹn giờ 25 phút, úp điện thoại rồi nghỉ 5 phút, như trong bài Pomodoro là gì. Việc cần mạch nghĩ dài hơn thì xem bài làm việc sâu là gì.

3. Ghi điều chợt nhớ ra giấy rồi quay lại

Đang làm mà chợt nhớ phải gọi cho khách, bạn ghi một dòng ra giấy rồi làm tiếp. Bài cách tập trung làm việc có bảy cách khác để bạn chọn.

4. Khoá khung giờ

Ghi khối việc cần nghĩ vào lịch như một cuộc hẹn. Cách xếp khối nằm ở bài time blocking là gì, còn cách chọn việc cho khối đó nằm ở bài 3 việc quan trọng nhất mỗi ngày.

Multitasking là gì khi nằm trong CV và phỏng vấn?

Cụm "kỹ năng multitasking" hay "đa nhiệm" trong tin tuyển dụng thường nói về việc giữ nhiều đầu việc cùng lúc mà không bỏ sót. Bạn không cần tự nhận làm hai việc song song. Hãy kể ví dụ làm tuần tự và ưu tiên, như câu mẫu giả định này: "Tuần cao điểm có bốn việc cùng hạn, mình xếp theo hạn, làm từng việc trong khung riêng và báo trước khi có việc phải dời." Bạn thay bằng việc thật của mình.

Giữ nhịp một việc một lúc trong ZH

Giấy và bút đã đủ cho mọi thứ ở trên. Nếu muốn có công cụ, ZH có hai chỗ liên quan.

Hôm nay của tôi là phần miễn phí, dưới 3 phút mỗi ngày. Bạn chọn 3 việc quan trọng, tự chấm một chỉ số từ 1 đến 5, viết một dòng nhật ký và xem bảy ngày của tuần với dấu ✓ hoặc –. Dữ liệu lưu trên máy bạn đang dùng; khi bạn đăng nhập, dữ liệu cũng được lưu theo tài khoản để dùng trên thiết bị khác. Bạn tạo tài khoản miễn phí để dùng, hoặc làm Chấm nhanh trước: 10 câu, khoảng 2 phút, không cần tài khoản.

ZH Hiệu Suất có tab Siêu Tập Trung với đồng hồ Pomodoro 25 hoặc 45 phút, thuộc gói Tiêu chuẩn, xem bảng giá. Bạn có thể dùng thử 7 ngày không cần nhập thẻ, mỗi tài khoản một lần.

Thử đo và đếm trong 7 ngày

Câu hỏi thường gặp

Làm nhiều việc cùng lúc có làm mình chậm hơn không?

Với việc cần nghĩ thì nhiều khả năng là có, vì mỗi lần chuyển việc tốn thời gian để tập trung lại, theo bản tin của Đại học Wake Forest. Mức chậm bao nhiêu tuỳ người, nên phép thử 5 phút cho bạn con số của chính mình.

Nghe nhạc hoặc podcast khi làm việc có phải multitasking không?

Có thể coi là có, vì bạn chia chú ý cho hai nguồn. Wikipedia ghi rằng những cặp việc dùng loại thông tin khác nhau thường cản nhau ít hơn. Bạn thử mỗi kiểu một buổi rồi so xem kiểu nào làm việc dễ hơn.

Multitasking là gì và khác chuyển đổi tác vụ (task switching) thế nào?

Multitasking là cách gọi chung cho việc làm nhiều việc trong cùng khoảng thời gian. Theo Wikipedia, chuyển đổi tác vụ là một dạng của nó, nghĩa là dời chú ý từ việc này sang việc khác. Phép thử 5 phút đo đúng dạng này.

Việc nào ghép được, việc nào không?

Ghép được khi một việc đã quen tay, như rửa bát, gấp đồ hay đi bộ. Không nên ghép khi cả hai việc đều cần đầu óc, như viết và trả lời tin nhắn.

Có nên ghi "giỏi multitasking" vào CV không?

Bạn có thể ghi, nhưng nên kèm một ví dụ về xếp ưu tiên và làm từng việc theo khung giờ. Câu "giỏi multitasking" đứng một mình khó cho người đọc thấy bạn đã làm gì.